التامينات توثيق العقود دليل لأصحاب العمل

التامينات توثيق العقود؛ يعتبر توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية خطوة أساسية لضمان الالتزام بأنظمة العمل في المملكة العربية السعودية، وحماية حقوق كل من أصحاب العمل والموظفين. ومع التقدم السريع في التحول الرقمي، أصبح توثيق العقود إلزاميًا من خلال منصة “مدد” أو التامينات توثيق العقود، مما يعزز من مستوى الشفافية ويوفر بيئة عمل قانونية وآمنة. في هذا الدليل، سنستعرض لأصحاب العمل في السعودية الخطوات التفصيلية اللازمة لتوثيق العقود، بالإضافة إلى الفوائد القانونية والتنظيمية المرتبطة بهذه العملية، لضمان الامتثال الكامل للأنظمة المعمول بها.

التأمينات توثيق العقود

تهدف خدمة التأمينات توثيق العقود إلى تسهيل توثيق عقود العمل للمواطنين السعوديين والمقيمين، مما يعزز كفاءة وسرعة الإجراءات الإدارية، ويقدم بديلاً إلكترونيًا آمنًا وموثوقًا للعقود الورقية التقليدية.

خطوات خدمة التأمينات توثيق العقود إلكترونيا

لإتمام خدمة التأمينات توثيق العقود إلكترونيًا، يجب اتباع الخطوات التالية:

  • زيارة الموقع الرسمي للمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
  • اختيار خيار “تقديم على الخدمة” لبدء عملية التوثيق.
  • إدخال رقم الهوية الوطنية للمواطن أو رقم الإقامة للمقيم، بالإضافة إلى رمز التحقق المعروض.
  • الضغط على “تأكيد” لإجراء التحقق الأولي.
  • استلام رسالة نصية تحتوي على رقم تأكيد خاص، ثم إدخاله في الموقع.
  • اختيار العقد المعلق الذي ترغب في توثيقه من قائمة العقود المتاحة.
  • مراجعة تفاصيل العقد والتحقق من بيانات المشترك والمنشأة.
  • اتخاذ القرار بالموافقة أو الرفض خلال 7 أيام من تقديم الطلب، مع ضرورة إدخال سبب الرفض في حال عدم الموافقة.
  • إدخال رقم الهاتف الجوال لتأكيد الهوية، ثم الضغط على “إرسال” لإتمام العملية.

ستتلقى رسالة نصية بنتيجة التوثيق، حيث سيتم توثيق العقد تلقائيًا إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء خلال المهلة المحددة.

شروط تسجيل عقود التأمينات

وضعت المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية مجموعة من الشروط لضمان تسجيل الموظفين بشكل سليم، ومن أبرز شروط تسجيل عقود التأمينات ما يلي:

  • أن يتراوح عمر المتقدم بين 18 و60 عامًا.
  • دفع نسبة 18% من الراتب كاشتراك شهري، مع حد أدنى قدره 1,500 ريال سعودي وحد أقصى يبلغ 45,000 ريال.
  • الالتزام بسداد الاشتراكات خلال أول 15 يومًا من كل شهر.

كما تُعتبر خدمة التامينات توثيق العقود الإلكترونية خطوة مهمة في إطار التحول الرقمي الذي تسعى المملكة لتحقيقه، مما يسهم في تحسين جودة الخدمات المقدمة وتسهيل الإجراءات الإدارية لجميع الأطراف المعنية.

إجراءات التوثيق في التأمينات

تتطلب إجراءات التوثيق في التأمينات لعقد العمل في السعودية الالتزام بمجموعة من الشروط التي وضعتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وذلك لضمان حقوق كلا الطرفين (العامل وصاحب العمل). وفيما يلي نستعرض الشروط اللازمة عند البدء في إجراءات التوثيق في التأمينات لعقد العمل السعودي.

وضوح بيانات طرفي العقد

  • بيانات العامل: يجب أن يتضمن العقد المعلومات الشخصية الكاملة للعامل، مثل الاسم، ورقم الهوية الوطنية أو رقم الإقامة، والجنسية، ومكان الإقامة.
  • بيانات صاحب العمل: يجب ذكر معلومات صاحب العمل، مثل اسم الشركة أو المؤسسة، ورقم السجل التجاري، وعنوان العمل، واسم الممثل القانوني للشركة.

تحديد نوع ومدة العقد: يجب توضيح ما إذا كان العقد محدد المدة أو غير محدد المدة، بالإضافة إلى تحديد تاريخ بدء العمل.

وصف الوظيفة والأجر: يجب تحديد المسمى الوظيفي والمهام الموكلة للعامل بوضوح، كما يجب أن يكون الأجر المحدد واضحًا، ويشمل الراتب والبدلات والحوافز وأي مزايا أخرى.

ساعات العمل والإجازات: يجب تحديد ساعات العمل اليومية والأسبوعية، بالإضافة إلى الإجازة الأسبوعية، مع ذكر تفاصيل الإجازات السنوية والمرضية وأي إجازات أخرى مستحقة.

التوقيع والموافقة: يتعين على كلا الطرفين (العامل وصاحب العمل) التوقيع على العقد.

الامتثال لنظام العمل واللوائح التنفيذية: يجب أن يتماشى عقد العمل مع نظام العمل واللوائح المعمول بها من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

اللغة المستخدمة: ينبغي أن يكون العقد مكتوبًا باللغة العربية، التي تعد اللغة الرسمية في المملكة العربية السعودية. يمكن إضافة ترجمة إلى لغة أخرى إذا دعت الحاجة، لكن اللغة العربية هي المعتمدة قانونيًا.

إنهاء العقد: يجب توضيح شروط إنهاء العقد من قبل أي من الطرفين، بالإضافة إلى الإجراءات الواجب اتباعها في حالة إنهاء العقد.

صورة مكتوب عليها إجراءات التوثيق في التأمينات
إجراءات التوثيق في التأمينات

المستندات المطلوبة لتوثيق العقود والتأمينات الاجتماعية

لتوثيق العقود والتأمينات الاجتماعية في السعودية، هناك مجموعة من المستندات المطلوبة التي يجب تقديمها وفقًا للأنظمة المعمول بها في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، فيما يلي سوف نستعرض المستندات الأساسية التي عادة ما تكون مطلوبة لتوثيق العقود والتأمينات الاجتماعية .

نسخة من عقد العمل

يجب أن يكون العقد مكتوبًا وموقعًا من قبل كل من صاحب العمل والعامل. ويجب أن يتضمن جميع التفاصيل المتعلقة بالعمل مثل:

  • نوع العمل
  • الأجر الشهري
  • ساعات العمل
  • مدة العقد (إذا كان عقدًا محدد المدة)
  • شروط الإنهاء
  • أي بنود أخرى تتعلق بالعلاقة العمالية.

نسخة من بطاقة الهوية الوطنية أو الإقامة (للعاملين غير السعوديين)

  • يجب تقديم نسخة من بطاقة الهوية الوطنية إذا كان العامل سعوديًا.
  • بالنسبة للعاملين غير السعوديين، يجب تقديم نسخة من الإقامة (الإقامة سارية المفعول).

نسخة من السجل التجاري لصاحب العمل

يجب على صاحب العمل تقديم نسخة من السجل التجاري إذا كان النشاط تجاريًا.

إثبات تسجيل في التأمينات الاجتماعية

يجب التأكد من أن العامل قد تم تسجيله في التأمينات الاجتماعية من خلال بوابة التأمينات الاجتماعية الإلكترونية.

إثبات من صاحب العمل بموافقة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية 

في بعض الحالات مثل العمالة الوافدة أو التوظيف في القطاعات المحددة، قد تحتاج إلى تقديم موافقة من وزارة الموارد البشرية.

شهادة صحية (إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك)

قد يتطلب بعض أنواع الوظائف (مثل الوظائف الصحية أو التي تتطلب تفاعلًا مع الغذاء أو الصحة العامة) تقديم شهادة صحية من جهة طبية معتمدة.

صور شخصية (إذا كانت مطلوبة)

في بعض الحالات قد تطلب الإدارة صورة شخصية حديثة للعامل.

دفع الرسوم (إذا كان هناك رسوم تسجيل أو توثيق)

في حال تطلب الأمر دفع رسوم لتوثيق العقد، يجب على صاحب العمل سداد الرسوم عبر الأنظمة الإلكترونية.

إثبات الجنسية (في حال كانت الوظيفة تتطلب ذلك)

قد يتطلب بعض الوظائف التحقق من الجنسية في حال كان ذلك شرطًا للعمل في القطاع أو الوظيفة.

بعد تجهيز المستندات اللازمة، يتم التوثيق عبر بوابة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، حيث يمكن لصاحب العمل والعامل إضافة بيانات العقد بشكل إلكتروني، يتم التحقق من البيانات ومن ثم يتم التوثيق بشكل رسمي عبر النظام.

يفضل التأكد من أن العقد يتوافق مع شروط وزارة الموارد البشرية والأنظمة السعودية الخاصة بالعقود، خاصة في ما يتعلق بالحوافز والحقوق الأساسية مثل الإجازات والعلاوات، كما يجب أن يكون العقد متوافقًا مع أحكام نظام العمل السعودي، بما في ذلك حقوق العامل وواجبات صاحب العمل.

صورة مكتوب عليها المستندات المطلوبة لتوثيق العقود والتأمينات الاجتماعية
المستندات المطلوبة لتوثيق العقود والتأمينات الاجتماعية

خاتمة

يعد التامينات توثيق العقود أمرًا ضروريًا لكل منشأة تسعى للامتثال للقوانين السعودية وتوفير بيئة عمل منظمة ومستقرة. من خلال اتباع الخطوات الصحيحة واستخدام القنوات الرسمية، يمكن لأصحاب العمل تجنب المخالفات القانونية وضمان حقوق الموظفين، مما يسهم في تعزيز الثقة والاستدامة في سوق العمل.

أسئلة شائعة

ما هي خطوات توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية؟ 

التامينات توثيق العقود تهدف إلى ضمان تطبيق الأحكام المتعلقة بحقوق العمال وواجبات أصحاب العمل وفقًا للأنظمة المحلية. وفيما يخص العقود المرتبطة بالتأمينات الاجتماعية، يتطلب الأمر عدة خطوات لضمان التوثيق الصحيح، إليك الخطوات الأساسية لـ التامينات توثيق العقود فيما يلي:

  • إعداد العقد
  • يجب أن يكون العقد مكتوبًا وواضحًا بين صاحب العمل والعامل، ويشمل التفاصيل المتعلقة بالوظيفة، الأجر، مدة العقد، وساعات العمل، إلى جانب أي شروط إضافية تتعلق بالحقوق والواجبات.
  • التأكد من مطابقة العقد مع قوانين العمل المحلية
  • يجب أن يتوافق العقد مع الأنظمة والقوانين المعمول بها في الدولة، مثل قانون العمل وقانون التأمينات الاجتماعية. 
  • يشمل ذلك التأكد من تضمين بنود تتعلق بمساهمات التأمينات الاجتماعية، مثل النسبة المقررة للخصم من راتب العامل التي يدفعها صاحب العمل والعامل.
  • تسجيل العامل في نظام التأمينات الاجتماعية
  • يجب على صاحب العمل تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية من خلال البوابة الإلكترونية للتأمينات الاجتماعية. 
  • هذا يشمل إدخال بيانات العامل مثل اسمه، رقم الهوية أو الإقامة، وتفاصيل الوظيفة.
  • التأكد من إيداع المبالغ الشهرية
  • بعد تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية، يجب على صاحب العمل دفع الاشتراكات الشهرية المقررة للتأمينات، والتي تشمل حصة صاحب العمل وحصة العامل.
  • التامينات توثيق العقود (إذا كان مطلوبًا(
  • في بعض الدول، قد يتطلب توثيق العقد في التأمينات الاجتماعية. هذه الخطوة تتضمن تقديم نسخة من العقد إلى الهيئة المختصة للتأكد من التزام الطرفين (صاحب العمل والعامل) بالأنظمة.
  • إصدار الشهادات أو الوثائق
  • بعد تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية، يمكن إصدار شهادات أو مستندات رسمية تؤكد تسجيل العامل، وتكون مرجعية في حال حدوث أي نزاعات قانونية أو مطالبات بالتعويض.
  • متابعة الإجراءات والتحديثات
  • يجب على صاحب العمل متابعة تحديث بيانات العامل في التأمينات الاجتماعية عند حدوث أي تغييرات في حالة العمل، مثل تغيير الوظيفة أو تعديل الأجر.

يجب أن يتأكد صاحب العمل من أن جميع العقود مع العاملين تم توثيقها وفقًا للقوانين المحلية والتأمينات الاجتماعية لحماية حقوق العامل وضمان التزام صاحب العمل بالاشتراكات الشهرية.

 هل يمكن توثيق العقود إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات؟ 

نعم، يمكن توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات الاجتماعية، وذلك لتسهيل الإجراءات وتسريعها، حيث ان بوابة التأمينات الاجتماعية الإلكترونية توفر العديد من الخدمات المتعلقة بتوثيق وإدارة العقود، خاصة في ما يتعلق بتسجيل العاملين ودفع الاشتراكات الشهرية.

إليك الخطوات العامة لـ التامينات توثيق العقود إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات الاجتماعية فيما يلي:

  • تسجيل الدخول إلى بوابة التأمينات الاجتماعية
  • يجب على صاحب العمل أو الممثل القانوني الدخول إلى البوابة الإلكترونية الخاصة بالتأمينات الاجتماعية باستخدام الحساب الخاص به (من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور).
  • إضافة أو تحديث بيانات العامل
  • في حال كان العامل جديدًا، يتم إدخال بياناته الشخصية والوظيفية، مثل الاسم، رقم الهوية أو الإقامة، تاريخ التوظيف، الراتب، وغيرها من التفاصيل المتعلقة بالعقد.
  • إذا كان العامل مسجلاً بالفعل، يمكن تعديل بياناته إذا حدث تغيير في العقد.
  • إدخال تفاصيل العقد
  • يتم إدخال جميع التفاصيل المتعلقة بالعقد، مثل نوع العقد (محدد المدة أو غير محدد)، المدة (إن كانت محددة)، الأجر، ساعات العمل، وغيرها من الشروط التي تخص العلاقة العمالية.
  • رفع مستندات العقد (إن كانت مطلوبة)
  • بعض الأنظمة قد تتطلب رفع نسخة من العقد الموقع بين صاحب العمل والعامل عبر بوابة التأمينات. 
  • يمكن تحميل المستندات من خلال الخيارات المتاحة على البوابة.
  • مراجعة البيانات والموافقة
  • يجب التأكد من صحة البيانات المدخلة ومراجعة تفاصيل العقد قبل إتمام التوثيق. 
  • في حال كانت البيانات صحيحة، يتم الموافقة على التوثيق.
  • إتمام التوثيق
  • بعد مراجعة البيانات والموافقة عليها، يتم توثيق العقد إلكترونيًا في النظام. 
  • قد يصدر نظام التأمينات الاجتماعية إشعارًا أو شهادة تأكيد بتوثيق العقد.
  • دفع الاشتراكات الشهرية
  • بعد توثيق العقد، يجب على صاحب العمل دفع الاشتراكات الشهرية الخاصة بالتأمينات الاجتماعية عبر البوابة نفسها، وفقًا للأنظمة المتبعة.

خدمة توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا توفر الكثير من الوقت والجهد، وتضمن تسجيلًا دقيقًا وسريعًا للعقود وفقًا للقوانين المعمول بها. 

 ما هي المستندات المطلوبة لتوثيق عقد عمل؟ 

لتوثيق عقد عمل في السعودية، هناك مجموعة من المستندات المطلوبة التي يجب تقديمها وفقًا للأنظمة المعمول بها في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، إليك المستندات الأساسية التي عادة ما تكون مطلوبة لخدمة التامينات توثيق العقود فيما يلي:

  • نسخة من عقد العمل
  • يجب أن يكون العقد مكتوبًا وموقعًا من قبل كل من صاحب العمل والعامل. ويجب أن يتضمن جميع التفاصيل المتعلقة بالعمل مثل:
  • نوع العمل
  • الأجر الشهري
  • ساعات العمل
  • مدة العقد (إذا كان عقدًا محدد المدة)
  • شروط الإنهاء
  • أي بنود أخرى تتعلق بالعلاقة العمالية.
  • نسخة من بطاقة الهوية الوطنية أو الإقامة (للعاملين غير السعوديين)
  • يجب تقديم نسخة من بطاقة الهوية الوطنية إذا كان العامل سعوديًا.
  • بالنسبة للعاملين غير السعوديين، يجب تقديم نسخة من الإقامة (الإقامة سارية المفعول).
  • نسخة من السجل التجاري لصاحب العمل
  • يجب على صاحب العمل تقديم نسخة من السجل التجاري إذا كان النشاط تجاريًا.
  • إثبات تسجيل في التأمينات الاجتماعية
  • يجب التأكد من أن العامل قد تم تسجيله في التأمينات الاجتماعية من خلال بوابة التأمينات الاجتماعية الإلكترونية.
  • إثبات من صاحب العمل بموافقة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (في بعض الحالات)
  • في بعض الحالات مثل العمالة الوافدة أو التوظيف في القطاعات المحددة، قد تحتاج إلى تقديم موافقة من وزارة الموارد البشرية.
  • شهادة صحية (إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك)
  • قد يتطلب بعض أنواع الوظائف (مثل الوظائف الصحية أو التي تتطلب تفاعلًا مع الغذاء أو الصحة العامة) تقديم شهادة صحية من جهة طبية معتمدة.
  • صور شخصية (إذا كانت مطلوبة)
  • في بعض الحالات قد تطلب الإدارة صورة شخصية حديثة للعامل.
  • دفع الرسوم (إذا كان هناك رسوم تسجيل أو توثيق)
  • في حال تطلب الأمر دفع رسوم لتوثيق العقد، يجب على صاحب العمل سداد الرسوم عبر الأنظمة الإلكترونية.
  • إثبات الجنسية (في حال كانت الوظيفة تتطلب ذلك)
  • قد يتطلب بعض الوظائف التحقق من الجنسية في حال كان ذلك شرطًا للعمل في القطاع أو الوظيفة.

بعد تجهيز المستندات اللازمة، يتم التوثيق عبر بوابة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، حيث يمكن لصاحب العمل والعامل إضافة بيانات العقد بشكل إلكتروني، يتم التحقق من البيانات ومن ثم يتم التوثيق بشكل رسمي عبر النظام.

يفضل التأكد من أن العقد يتوافق مع شروط وزارة الموارد البشرية والأنظمة السعودية الخاصة بالعقود، خاصة في ما يتعلق بالحوافز والحقوق الأساسية مثل الإجازات والعلاوات، كما يجب أن يكون العقد متوافقًا مع أحكام نظام العمل السعودي، بما في ذلك حقوق العامل وواجبات صاحب العمل.

 هل هناك رسوم لتوثيق العقود في التأمينات؟ 

لا، في السعودية لا توجد رسوم لـ التامينات توثيق العقود عبر بوابة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية يتم إلكترونيًا دون فرض رسوم على صاحب العمل أو العامل.

النقاط الرئيسية لخدمة التامينات توثيق العقود إلكترونيًا

  • التسجيل والتوثيق الإلكتروني: عملية تسجيل العاملين وتوثيق العقود تتم عبر بوابة “قوى” بشكل مجاني.
  • الاشتراكات الشهرية: الرسوم المتعلقة بالتأمينات الاجتماعية تكون مرتبطة بالاشتراكات الشهرية التي يجب على صاحب العمل دفعها عن العاملين وفقًا للنسبة المقررة (حصة صاحب العمل وحصة العامل).
  • الاشتراكات تشمل: تشمل التأمينات الاجتماعية مثل التأمين ضد التعطل عن العمل (ساند)، والتأمينات الطبية، والتقاعد، وغيرها من التغطيات التي يلتزم بها صاحب العمل.

حالات وجود رسوم لـ التامينات توثيق العقود

  • رسوم أخرى قد تكون موجودة في حالات معينة، مثل:
  • رسوم التأشيرات للعمالة الوافدة.
  • بعض الخدمات الخاصة. 
  • لكن بالنسبة لتوثيق العقود بشكل عام عبر التأمينات الاجتماعية، لا توجد رسوم إضافية.

 ما هي مدة مراجعة طلب التوثيق؟

مدة مراجعة طلب التامينات توثيق العقود عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:

  • توثيق العقود
  • إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل. 
  • في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
  • المراجعة اليدوية
  • في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
  • الإشعارات والتحديثات
  • بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.

الأمور التي قد تؤثر على مدة المراجعة في التامينات توثيق العقود

  • تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
  • وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
  • إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).

عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية خدمة التامينات توثيق العقود بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.

المراجع

https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82