توثيق العقود التجارية الحماية القانونية للشركات والأفراد

يعتبر توثيق العقود التجارية من العناصر الأساسية التي تضمن استقرار التعاملات التجارية، سواء بين الشركات أو الأفراد. فهو يوفر حماية قانونية للأطراف المعنية، ويقلل من المخاطر القانونية والنزاعات المحتملة. في المملكة العربية السعودية، أصبح تسجيل العقود التجارية أمرًا حيويًا، خاصة في ظل التحول الرقمي واعتماد التوثيق الإلكتروني كوسيلة معترف بها لحفظ الحقوق.

في هذا المقال، سنتناول مفهوم توثيق العقود التجارية وأهميته، بالإضافة إلى كيفية تسجيل هذه العقود، وشرح نظام العقود للمؤسسات، وأخيرًا استعراض خدمات توثيق العقود التجارية المتاحة في المملكة العربية السعودية.

توثيق العقود التجارية

توثيق العقود التجارية هو إجراء رسمي يهدف إلى منح الصفة القانونية للاتفاقيات بين الأطراف المتعاقدة، مما يجعل العقد ملزمًا قانونيًا وقابلًا للتنفيذ في المحاكم عند الحاجة، حيث يتم هذا التوثيق من خلال جهات رسمية مثل كتابات العدل أو عبر منصات إلكترونية معتمدة.

أهمية توثيق العقود التجارية

  • حماية حقوق الأطراف: يضمن توثيق العقود التزام جميع الأطراف بالشروط المتفق عليها.
  • تقليل النزاعات: تعتبر العقود الموثقة دليلًا رسميًا أمام المحاكم في حال حدوث أي نزاعات.
  • تعزيز الثقة: يفضل الأفراد والشركات التعامل مع جهات تلتزم بالعقود الموثقة.
  • الامتثال للقوانين: تتطلب بعض الأنشطة التجارية وجود عقود موثقة لضمان الالتزام بالأنظمة المحلية.

ما هي العقود التي يجب توثيقها؟

  • عقود الشراكة بين الشركات.
  • عقود البيع والشراء للأصول الكبيرة مثل العقارات والمعدات.
  • عقود العمل والتوظيف لضمان حقوق الموظفين وأصحاب العمل.
  • عقود الامتياز التجاري (الفرنشايز).
  • عقود التوريد والمقاولات والخدمات طويلة الأجل.

في ظل التطورات القانونية في السعودية، أصبح توثيق العقود التجارية إلزاميًا في بعض الحالات، مما يعزز من أهمية هذا الإجراء لكل رواد الأعمال والمستثمرين.

تسجيل العقود التجارية

تتم عملية تسجيل العقود التجارية عبر عدة جهات رسمية لضمان قانونية الاتفاقيات وحماية الحقوق المالية والتجارية، حيث يمكن تسجيل العقود من خلال:

  • كتابات العدل:  يمكن تسجيل العقود التجارية المهمة، مثل عقود الشراكة والعقود المالية، في كتابات العدل حيث يتم التصديق عليها بشكل رسمي.
  • الغرفة التجارية:  بعض العقود، مثل عقود التوريد والاتفاقيات التجارية بين الشركات، يمكن تسجيلها في الغرفة التجارية لضمان الاعتراف القانوني بها.
  • منصة “ناجز” الإلكترونية: أطلقت وزارة العدل السعودية منصة “ناجز” التي تقدم خدمة تسجيل العقود التجارية إلكترونيًا، مما يسهل العملية ويوفر الوقت والجهد.
  • الجهات التنظيمية المختصة: في بعض القطاعات، قد يتطلب توثيق العقود التجارية الحصول على موافقة من جهات تنظيمية، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في عقود البيع والشراء.

إجراءات تسجيل العقود التجارية

  • إعداد العقد بصياغة قانونية دقيقة تتضمن كافة الشروط المتفق عليها.
  • مراجعة العقد من قبل مستشار قانوني لضمان توافقه مع الأنظمة السارية.
  • تقديم العقد إلى الجهة المختصة، سواء كانت كتابة العدل أو الغرفة التجارية أو منصة إلكترونية معتمدة.
  • دفع أي رسوم تسجيل مطلوبة، إذا كانت موجودة.
  • استلام العقد الموثق رسميًا، والذي يصبح ملزمًا قانونيًا للأطراف المعنية.

نظام العقود للمؤسسات

نظام العقود للمؤسسات يمثل الإطار القانوني الذي ينظم إجراءات إبرام العقود في القطاع التجاري، ويعتمد على القوانين واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية. 

أهم القوانين التي تنظم العقود التجارية في السعودية

  • نظام العمل: ينظم عقود العمل بين الشركات والموظفين.
  • نظام الشركات: يحدد كيفية إبرام عقود الشراكة والتأسيس بين المؤسسات.
  • نظام المشتريات الحكومية: ينظم عقود التوريد والمناقصات مع الجهات الحكومية.
  • نظام الامتياز التجاري: ينظم العقود المتعلقة بحقوق الامتياز التجاري.

أنواع العقود في نظام العقود للمؤسسات

  • عقود الشراكة: تحدد مسؤوليات كل شريك ونسب الأرباح والخسائر.
  • عقود التوريد: تنظم العلاقة بين الموردين والمشترين.
  • عقود الخدمات: تشمل عقود الاستشارات والصيانة وخدمات الشركات.
  • عقود التأجير: تشمل تأجير العقارات التجارية والمعدات الثقيلة.

الالتزام بـ نظام العقود للمؤسسات يسهم في حماية الشركات من النزاعات ويعزز ثقة المستثمرين والعملاء.

صورة مكتوب عليها نظام العقود للمؤسسات
نظام العقود للمؤسسات

خدمات التوثيق للعقود التجارية

تقدم السعودية مجموعة متنوعة من خدمات التوثيق للعقود التجارية التي تسهل على الأفراد والشركات عملية توثيق عقودهم التجارية بسرعة وكفاءة. 

أهم الجهات التي تقدم خدمات التوثيق للعقود التجارية

  • كتابات العدل: الجهة الرسمية المسؤولة عن توثيق العقود المدنية والتجارية.
  • الغرفة التجارية: تقدم خدمات التصديق على العقود التجارية بين الشركات.
  • منصة ناجز الإلكترونية: توفر إمكانية التوثيق الإلكتروني للعقود.
  • المحامون والمستشارون القانونيون: يقدمون خدمات صياغة وتوثيق العقود التجارية.

مزايا استخدام خدمات التوثيق للعقود التجارية الإلكترونية

  • سرعة الإنجاز: يمكن إنهاء عملية التوثيق إلكترونيًا دون الحاجة لزيارة المكاتب الحكومية.
  • الدقة القانونية: يتم تدقيق العقود من قبل جهات معتمدة لضمان صحتها القانونية.
  • سهولة الوصول: يمكن للأفراد والجهات التجارية متابعة حالة العقود الموثقة إلكترونيًا.

مع التقدم الرقمي، أصبح توثيق العقود التجارية متاحًا للشركات والأفراد في دقائق معدودة، مما يلغي الحاجة لإجراءات طويلة ومعقدة.

صورة مكتوب عليها خدمات التوثيق للعقود التجارية
خدمات التوثيق للعقود التجارية

خاتمة

يعتبر توثيق العقود التجارية خطوة أساسية لكل من الشركات والأفراد، حيث يوفر حماية قانونية قوية ويعزز الثقة والاستقرار في المعاملات التجارية. سواء تم تسجيل العقود من خلال كتابات العدل، الغرفة التجارية، أو عبر منصة ناجز الإلكترونية، فإن الالتزام بهذه الإجراءات يساعد في تجنب النزاعات وضمان حقوق جميع الأطراف.

في عالم الأعمال السريع، يُعد توثيق العقود التجارية القانوني إجراءً ذكياً لحماية الاستثمارات والعلاقات التجارية. لذا، من الضروري أن يحرص الجميع على تسجيل عقودهم التجارية وفق الأطر القانونية المناسبة لضمان استمرارية الأعمال بأمان وثقة.

أسئلة شائعة

ما هي طريقة توثيق العقود التجارية؟ 

يعد توثيق العقود التجارية خطوة أساسية لحماية حقوق الشركات والأفراد، حيث يضمن الالتزام بالشروط المتفق عليها ويقلل من النزاعات المحتملة. يتم التوثيق عبر جهات رسمية مثل كتابات العدل، الغرفة التجارية، أو المنصات الإلكترونية المعتمدة، إليك خطوات توثيق العقود التجارية في السعودية فيما يلي:

  • إعداد العقد بصياغة قانونية دقيقة
  • قبل التوثيق، يجب التأكد من أن العقد يتضمن جميع البنود والشروط المهمة، مثل:
  • أسماء الأطراف المتعاقدة (أفراد أو شركات).
  • موضوع العقد (نوع الخدمة أو المنتج المتفق عليه).
  • التفاصيل المالية (المبلغ وطريقة الدفع).
  • مدة العقد (تاريخ البدء والانتهاء إن وجد).
  • شروط الإنهاء أو التجديد.
  • آلية فض النزاعات عند حدوث خلاف بين الأطراف.
  • مراجعة العقد من قبل مستشار قانوني
  • يفضل أن تتم مراجعة العقد من قبل محامٍ مختص لضمان قانونيته وعدم وجود ثغرات قد تؤدي إلى مشاكل مستقبلية.
  • التحقق من الامتثال للأنظمة التجارية في السعودية.
  • تقديم العقد للجهة المختصة للتوثيق
  • تختلف جهات التوثيق بناءً على نوع العقد وطبيعة النشاط التجاري، ومن أهمها:
  • التوثيق عبر كتابة العدل
  • التوجه إلى كتابة العدل التابعة لوزارة العدل السعودية.
  • تقديم العقد مع الهويات الرسمية لجميع الأطراف.
  • يتم التدقيق على العقد، ثم توثيقه رسميًا بختم كاتب العدل.
  • التوثيق عبر الغرفة التجارية
  • بعض العقود التجارية، مثل عقود الشراكة أو التوريد، تحتاج إلى تسجيلها في الغرفة التجارية.
  • يتطلب ذلك تقديم نسخة من العقد موقعة من الأطراف، مع تسديد رسوم التوثيق.
  • بعد المراجعة، يتم إصدار شهادة تصديق معتمدة.
  • التوثيق الإلكتروني عبر منصة ناجز
  • الدخول إلى منصة ناجز  https://najiz.moj.gov.sa 
  • رفع العقد إلكترونيًا وإدخال بيانات الأطراف.
  • يتم مراجعة العقد إلكترونيًا، ثم الموافقة عليه من جميع الأطراف عبر النظام.
  • بعد الموافقة، يتم إصدار وثيقة إلكترونية رسمية قابلة للاستخدام القانوني.
  • دفع رسوم التوثيق (إن وجدت)
  • قد تكون هناك رسوم رمزية لبعض أنواع العقود التجارية، حسب الجهة المختصة.
  • يمكن الدفع إلكترونيًا عبر أنظمة الدفع المعتمدة.
  • استلام العقد الموثق رسميًا
  • بعد إتمام الإجراءات، يحصل كل طرف على نسخة رسمية من العقد مختومة ومعتمدة.
  • يمكن استخدام العقد الموثق في المحاكم أو الجهات الحكومية عند الحاجة.

يعد توثيق العقود التجارية إجراءً ضروريًا يضمن حقوق الأطراف ويمنح الاتفاقيات التجارية قوة قانونية. مع التحول الرقمي، أصبح بالإمكان توثيق العقود بسهولة عبر منصة ناجز أو من خلال كتابة العدل والغرفة التجارية، مما يجعل العملية أكثر سرعة وأمانًا.

 ما هي الجهات المختصة بتوثيق العقود التجارية؟ 

  • تختلف جهات توثيق العقود التجارية بناءً على نوع العقد وطبيعة النشاط التجاري، ومن أهمها:
  • توثيق العقود التجارية عبر كتابة العدل
  • التوجه إلى كتابة العدل التابعة لوزارة العدل السعودية.
  • تقديم العقد مع الهويات الرسمية لجميع الأطراف.
  • يتم التدقيق على العقد، ثم توثيقه رسميًا بختم كاتب العدل.
  • توثيق العقود التجارية عبر الغرفة التجارية
  • بعض العقود التجارية، مثل عقود الشراكة أو التوريد، تحتاج إلى تسجيلها في الغرفة التجارية.
  • يتطلب ذلك تقديم نسخة من العقد موقعة من الأطراف، مع تسديد رسوم التوثيق.
  • بعد المراجعة، يتم إصدار شهادة تصديق معتمدة.
  • توثيق العقود التجارية إلكترونيا عبر منصة ناجز
  • الدخول إلى منصة ناجز  https://najiz.moj.gov.sa 
  • رفع العقد إلكترونيًا وإدخال بيانات الأطراف.
  • يتم مراجعة العقد إلكترونيًا، ثم الموافقة عليه من جميع الأطراف عبر النظام.
  • بعد الموافقة، يتم إصدار وثيقة إلكترونية رسمية قابلة للاستخدام القانوني.

 هل هناك شروط خاصة لتوثيق عقود الشراكة؟ 

يعد توثيق عقود الشراكة خطوة أساسية لحماية حقوق الشركاء وتنظيم العلاقة بينهم وفقًا للأنظمة السعودية. يضمن هذا التوثيق أن العقد ملزم قانونيًا ويمكن الرجوع إليه في حال حدوث نزاعات، هناك عدة شروط يجب توفرها عند توثيق عقد الشراكة لضمان صحته واعتماده رسميًا.

  • الصياغة القانونية الواضحة
  • يجب أن يكون عقد الشراكة مكتوبًا بصياغة قانونية واضحة، تتضمن جميع التفاصيل الجوهرية للعلاقة بين الشركاء. يشمل ذلك:
  • أسماء الشركاء وجنسياتهم.
  • أهداف الشركة ونشاطها التجاري.
  • مدة الشراكة إن وجدت.
  • رأس المال ونسب المساهمة لكل شريك.
  • آلية توزيع الأرباح والخسائر.
  • صلاحيات كل شريك في الإدارة.
  • شروط انسحاب أو دخول شريك جديد.
  • إجراءات فض النزاعات بين الشركاء.
  • التحقق من هوية الشركاء
  • يجب تقديم وثائق رسمية لكل شريك، مثل الهوية الوطنية أو الإقامة لغير السعوديين.
  • إذا كان أحد الشركاء شركة أخرى، فيجب تقديم السجل التجاري الخاص بها.
  • التسجيل في وزارة التجارة
  • يتعين على الشركاء تسجيل العقد لدى وزارة التجارة السعودية عبر منصة “أبشر أعمال” أو موقع وزارة التجارة.
  • يمكن الدخول إلى المنصة عبر الرابط:  https://mc.gov.sa 
  • يتم تقديم طلب تسجيل الشراكة إلكترونيًا، مع إرفاق جميع المستندات المطلوبة.
  • التصديق عبر كاتب العدل أو منصة “ناجز”
  • بعد تسجيل العقد في وزارة التجارة، يجب التصديق عليه لدى كاتب العدل أو عبر منصة ناجز الإلكترونية.
  • يتم رفع العقد إلكترونيًا، وبعد مراجعة البيانات، يتم إصدار وثيقة تصديق إلكترونية معتمدة.
  • رابط منصة ناجز:  https://najiz.moj.gov.sa 
  • دفع رسوم التسجيل (إن وجدت)
  • تختلف الرسوم حسب نوع الشراكة ورأس المال، ويتم دفعها عبر نظام سداد الحكومي.
  • نشر العقد في صحيفة رسمية (لشركات الأشخاص)
  • بعض أنواع الشركات مثل شركات التضامن والتوصية البسيطة تتطلب نشر عقد الشراكة في صحيفة رسمية لضمان الشفافية القانونية.
  • إصدار سجل تجاري للشركة
  • بعد توثيق العقد، يمكن استخراج السجل التجاري من وزارة التجارة لمزاولة النشاط التجاري بشكل رسمي.

يجب على الشركاء الالتزام بشروط توثيق عقود الشراكة لضمان حماية حقوقهم قانونيًا. يتم ذلك من خلال كتابة عقد مفصل، تسجيله في وزارة التجارة، وتصديقه عبر كاتب العدل أو منصة ناجز. يضمن هذا التوثيق تنفيذ العقد بشكل قانوني وسهولة الرجوع إليه في حال حدوث أي خلافات مستقبلية.

 ما هي المستندات المطلوبة لتوثيق عقود البيع والشراء التجارية؟ 

يعد توثيق عقود البيع والشراء التجارية خطوة قانونية مهمة لضمان حقوق الأطراف المتعاقدة، وتجنب النزاعات مستقبلاً. يتم التوثيق عبر كتابة العدل أو منصة ناجز أو الغرفة التجارية، وفقًا لنوع العقد وطبيعة النشاط التجاري، إليك المستندات المطلوبة لإتمام عملية توثيق العقود التجارية بنجاح فيما يلي:

المستندات الأساسية المطلوبة من الأطراف المتعاقدة

  • للأفراد
  • نسخة من الهوية الوطنية (للسعوديين) أو الإقامة وجواز السفر (للمقيمين).
  • رقم السجل التجاري (إن كان الطرف المتعاقد يملك نشاطًا تجاريًا).
  • إثبات الملكية في حالة بيع الأصول (مثل العقارات أو المعدات).
  • وكالة شرعية إذا كان أحد الأطراف ممثلًا عن شخص آخر.
  • للشركات والمؤسسات
  • السجل التجاري الأصلي للشركة أو المؤسسة.
  • عقد التأسيس والنظام الأساسي (في حال كانت شركة).
  • تفويض رسمي أو وكالة شرعية لممثل الشركة بالتوقيع.
  • الهوية الوطنية أو إقامة ممثل الشركة.
  • بيان بالممتلكات أو السلع محل العقد (فاتورة شراء، شهادة ملكية، إلخ).
  • المستندات المتعلقة بالعقد
  • نسختان من عقد البيع والشراء، متضمنةً كافة التفاصيل القانونية مثل:
  • أسماء الأطراف المتعاقدة.
  • وصف تفصيلي للسلعة أو الأصل التجاري محل البيع.
  • المبلغ المتفق عليه وطريقة الدفع.
  • التزامات كل طرف بعد إتمام البيع.
  • الشروط الجزائية في حال الإخلال بالعقد.
  • آلية فض النزاعات بين الطرفين.
  • الفاتورة التجارية أو بيان القيمة، في حالة بيع سلع أو معدات.
  • شهادة خلو الموانع، في حالة بيع أصول مثل العقارات أو السيارات التجارية.
  • شهادة فحص أو مطابقة المواصفات، إذا كان المنتج يحتاج إلى اعتماد قانوني.

لتوثيق عقود البيع والشراء التجارية، يجب توفير المستندات الخاصة بالأطراف المتعاقدة، وإثبات الملكية، ونسخ واضحة من العقد. يمكن إتمام التوثيق عبر كتابة العدل أو منصة ناجز أو الغرفة التجارية، وذلك لضمان تنفيذ العقد قانونيًا وحماية حقوق جميع الأطراف.

 هل يمكن للشركات الصغيرة توثيق عقودها إلكترونيًا؟

نعم، يمكن للشركات الصغيرة في السعودية توثيق العقود التجارية الخاصة بها إلكترونيًا بسهولة من خلال منصة ناجز التابعة لوزارة العدل، وأيضًا عبر الغرفة التجارية في بعض الحالات. يساهم هذا التوثيق الإلكتروني في حماية الحقوق القانونية للشركات الصغيرة دون الحاجة إلى اتباع الإجراءات الورقية التقليدية.

المراجع

https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82