أصبحت عملية توثيق العقود الكترونيا في السعودية من الخدمات الأساسية التي تسهم في تسهيل توثيق الاتفاقيات بشكل رسمي للأفراد والشركات دون الحاجة لزيارة الجهات الحكومية. تقدم الحكومة السعودية مجموعة من المنصات الرقمية التي تتيح توثيق العقود بسرعة وكفاءة، مما يعزز الأمان القانوني ويقلل من احتمالات النزاعات المستقبلية.
في هذا المقال، سنستعرض تفاصيل توثيق العقود الكترونيا، وأهم المنصات المتاحة، بالإضافة إلى خطوات تسجيل العقود عبر الإنترنت بسهولة.
توثيق العقود إلكترونيا
يُقصد بـ توثيق العقود إلكترونيًا عملية تسجيل الاتفاقيات الرسمية بين الأطراف عبر منصات إلكترونية معتمدة من الجهات المختصة في السعودية. تهدف هذه الخطوة إلى تسهيل إجراءات المصادقة على العقود، وتقليل المعاملات الورقية، وتوفير سجل رقمي موثوق يمكن الرجوع إليه في أي وقت.
أهمية توثيق العقود إلكترونيًا
توفر خدمة توثيق العقود الكترونيا، العديد من المزايا، ومنها:
- حماية حقوق الأطراف: تضمن العقود الموثقة عدم ضياع الحقوق وتقديم مستند رسمي معتمد.
- تسريع العمليات: لا حاجة إلى الانتظار لفترات طويلة، إذ يتم توثيق العقود خلال دقائق أو ساعات قليلة.
- تقليل النزاعات القانونية: وجود عقد إلكتروني موثق يقلل من الخلافات حول البنود المتفق عليها.
- التحول الرقمي: تتماشى هذه الخدمة مع رؤية السعودية 2030 التي تسعى إلى رقمنة المعاملات.
منصات توثيق العقود
تقدم الحكومة السعودية مجموعة من المنصات الرقمية التي تمكن الأفراد والشركات من توثيق العقود الكترونيا بسهولة، ومن أبرز منصات توثيق العقود ما يلي:
منصة مدد (Mudad)
- مخصصة لتوثيق عقود العمل بين الشركات والموظفين في القطاع الخاص.
- مرتبطة بنظام “قوى” التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- توفر ميزة إدارة الرواتب والامتثال لأنظمة العمل.
- تضمن التحقق من العقود إلكترونيًا بين صاحب العمل والموظف.
منصة قوى (Qiwa)
- أبرز منصات توثيق العقود الحكومية تتيح توثيق عقود العمل للمؤسسات والأفراد العاملين في القطاع الخاص.
- تساعد في تحديث العقود وتعديلها وإلغائها إلكترونيًا.
- تقدم تقارير عن التزام الشركات بتوثيق عقود موظفيها.
منصة إيجار (Ejar)
- متخصصة في توثيق العقود الكترونيا لعقود الإيجار العقاري بين المالك والمستأجر.
- تسهل تسجيل العقود وإصدار سندات تنفيذية لضمان حقوق الأطراف.
- تدير العلاقة التعاقدية بشكل رقمي وتحمي المستأجر والمؤجر.
منصة ناجز (Najiz)
- تابعة لوزارة العدل السعودية وتتيح توثيق العقود الإلكترونية للجهات المختلفة.
- يمكن استخدامها لتوثيق العقود التجارية والشخصية والخدمات القانونية.
- تسهل إجراءات التحقق من العقود الموثقة عبر الجهات الرسمية.
كيفية توثيق عقد عمل إلكترونيًا
يعد توثيق العقود إلكترونيًا في مجال التوظيف من الأمور الأساسية لحماية حقوق العاملين وأصحاب الأعمال. إليك الخطوات التفصيلية لـ كيفية توثيق عقد عمل إلكترونيًا عبر منصة قوى أو مدد:
الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى المنصة
- توجه إلى:
- موقع قوى www.qiwa.sa
- أو مدد www.mudad.com.sa
- سجل الدخول باستخدام بيانات “أبشر” أو حساب المنشأة في وزارة الموارد البشرية.
الخطوة 2: رفع بيانات العقد
- اختر خدمة “توثيق العقود”.
- أدخل بيانات الموظف (رقم الهوية، اسم الموظف، الراتب، المسمى الوظيفي).
- حدد مدة العقد ونوعه (محدد المدة أو غير محدد المدة).
الخطوة 3: مراجعة البنود والموافقة
- تحقق من صحة البيانات المدخلة.
- قم بمراجعة جميع البنود قبل الإرسال للتوثيق.
- بعد الموافقة، يتم إرسال العقد للموظف للمصادقة عليه عبر المنصة.
الخطوة 4: تأكيد التوثيق
- بعد قبول الموظف للعقد، يتم توثيقه رسميًا في وزارة الموارد البشرية.
- يحصل الطرفان على نسخة إلكترونية معتمدة.
يرجى ملاحظة انه يجب توثيق عقود العمل الجديدة خلال 3 أشهر من تاريخ التوظيف لتجنب الغرامات.
تسجيل العقود أونلاين
بالإضافة إلى عقود العمل، يمكن توثيق العقود الكترونيا في العديد من المجالات الأخرى، مثل العقود العقارية والتجارية والخدماتية. إليك بعض الخطوات العامة لـ تسجيل العقود أونلاين:
اختيار المنصة المناسبة
- عقود العمل: عبر قوى أو مدد.
- عقود الإيجار: عبر منصة إيجار.
- العقود التجارية: عبر منصة ناجز أو الغرفة التجارية.
تسجيل البيانات الأساسية
- إدخال بيانات الأطراف (الأسماء، الهويات الوطنية، أرقام السجلات التجارية).
- تحديد تفاصيل العقد (القيمة المالية، المدة، الالتزامات).
تحميل المستندات الداعمة
- رفع الصور أو الملفات المطلوبة (الهويات، الشهادات، التراخيص).
التحقق والموافقة
- تقوم الجهات المختصة بمراجعة العقد والموافقة عليه إلكترونيًا.
- يحصل الطرفان على نسخة إلكترونية يمكن استخدامها رسميًا.
خاتمة
يعتبر توثيق العقود الكترونيا في السعودية خطوة حيوية لضمان الحقوق القانونية وتوفير بيئة تعاملات موثوقة وفعالة. تتيح المنصات الرقمية مثل قوى، مدد، إيجار، وناجز توثيق العقود بسهولة، مما يوفر الوقت والجهد. إذا كنت صاحب عمل أو موظفًا، فلا تتردد في الاستفادة من هذه الخدمات لضمان حماية حقوقك وتفادي أي مشكلات مستقبلية.
أسئلة شائعة
كيف يمكنني استخدام منصة ناجز لتوثيق العقود إلكترونيًا؟
يمكنك توثيق العقود الكترونيا عبر منصة ناجز باتباع الخطوات التالية:
- تسجيل الدخول إلى منصة ناجز بحسابك في “أبشر”.
- الذهاب إلى قائمة الخدمات الإلكترونية، ثم اختيار توثيق العقود.
- تحديد نوع العقد (عمل، إيجار، خدمات قانونية، تجاري، إلخ).
- إدخال بيانات الأطراف المعنية والتفاصيل المطلوبة للعقد.
- رفع المستندات الداعمة إذا لزم الأمر.
- إرسال العقد للطرف الآخر للموافقة عليه إلكترونيًا.
- بعد الموافقة، يتم التوثيق رسميًا، ويمكنك تحميل نسخة معتمدة من العقد.
هل يمكن توثيق عقد إلكتروني بدون الحاجة لمراجعة الجهات المختصة؟
نعم، في معظم الحالات، لا تحتاج إلى مراجعة الجهات الحكومية شخصيًا، حيث يتم التوثيق عبر المنصات الإلكترونية مثل:
- منصة قوى لتوثيق عقود العمل.
- منصة إيجار لتوثيق عقود الإيجار.
- منصة ناجز لتوثيق العقود التجارية والقانونية.
- منصة مدد لإدارة الرواتب وتوثيق عقود الموظفين.
بعض العقود قد تتطلب تدقيقًا أو مصادقة إضافية من الجهات المختصة حسب طبيعة العقد وأطرافه.
هل هناك رسوم لتوثيق العقود إلكترونيًا؟
تعتمد رسوم توثيق العقود الكترونيا على نوع العقد والمنصة المستخدمة:
- عقود العمل عبر منصة “قوى” مجانية في بعض الحالات، لكن الشركات الكبيرة قد تتحمل رسومًا.
- عقود الإيجار عبر منصة “إيجار” تتطلب رسوم تسجيل تدفع من قبل المالك أو المستأجر.
- العقود التجارية والقانونية عبر منصة “ناجز” قد تتطلب رسومًا رمزية حسب نوع العقد وخدمته.
ما هي مدة صلاحية العقد الإلكتروني الموثق؟
تعتمد مدة صلاحية العقد على نوعه:
- عقود العمل: تستمر حتى انتهاء المدة المحددة في العقد أو إنهائه رسميًا من أحد الطرفين.
- عقود الإيجار: صلاحيتها تتوافق مع مدة الإيجار المحددة في العقد.
- العقود التجارية والخدمية: تختلف مدتها حسب الاتفاق بين الأطراف، ولكنها تظل سارية حتى انتهاء بنودها أو فسخها باتفاق مشترك.
العقود الموثقة إلكترونيًا تظل محفوظة في المنصات المعتمدة ويمكن الرجوع إليها في أي وقت.
ما هي الخطوات اللازمة لتوثيق عقد إلكتروني؟
لـ توثيق العقود الكترونيا في السعودية، اتبع هذه الخطوات العامة:
- اختيار المنصة المناسبة حسب نوع العقد (قوى، إيجار، ناجز، مدد).
- إدخال بيانات الأطراف (الأسماء، الهويات، أرقام السجلات التجارية إن وجدت).
- تحديد تفاصيل العقد مثل المدة، القيمة المالية، الالتزامات المتبادلة.
- رفع المستندات الداعمة مثل الهويات، التراخيص، أو أي وثائق أخرى مطلوبة.
- مراجعة العقد والموافقة عليه إلكترونيًا من جميع الأطراف.
- اعتماد العقد رسميًا عبر المنصة واستلام نسخة إلكترونية موثقة.
التحول الرقمي في السعودية جعل توثيق العقود الكترونيا أسهل وأسرع، مما يوفر الوقت والجهد للأفراد والشركات.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82
