يعتبر توثيق العقود التامينات الاجتماعية من الخطوات الأساسية التي تضمن الحقوق القانونية للموظفين وأصحاب العمل في المملكة العربية السعودية. يهدف هذا الإجراء إلى تحقيق الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات، مما يعزز الشفافية والاستقرار الوظيفي. ومع التقدم الرقمي، أصبح من الممكن توثيق العقود إلكترونيًا عبر بوابة “قوى” والتأمينات الاجتماعية، مما يسهل الإجراءات ويضمن تسجيل الموظفين بشكل رسمي. في هذا المقال، سنستعرض خطوات توثيق العقود التامينات الاجتماعية، والمتطلبات اللازمة، وأهم الفوائد التي يقدمها هذا النظام لضمان الامتثال القانوني.
توثيق العقود التأمينات الاجتماعية
يُعتبر توثيق العقود التأمينات الاجتماعية من الوثائق الرسمية الأساسية التي توضح طبيعة العلاقة التعاقدية بين صاحب العمل والموظف السعودي. لذلك، يتوجب تقديم هذه الوثيقة، سواء كانت بصيغة إلكترونية أو ورقية، عند تسجيل مشترك سعودي في تأمينات المنشأة عبر المنصة الإلكترونية.
هذا يسهل عليه الاستفادة من خدمة توثيق العقود التأمينات الاجتماعية إلكترونيًا. وقد جاء ذلك في سياق حرص الجهات المعنية على حماية مصالح الموظف السعودي وضمان شمولهم في نظام التأمين.
إذا واجهتك أي مشكلة قانونية تتعلق بخدمة توثيق العقود، لا تتردد في التواصل مع مكتب المحامي عبد الرحمن المهلكي للمحاماة والاستشارات القانونية. يمكنك الحصول على استشارة قانونية من أفضل المحامين المتخصصين في مكتب العمل و توثيق العقود التأمينات ومعرفة عقوبات عدم توثيق العقود، لضمان تحقيق أفضل النتائج المرجوة.
أهمية توثيق العقود التأمينات الاجتماعية
تأكيد العلاقة التعاقدية: يساهم في تجنب أي نزاعات محتملة بين العامل وصاحب العمل حول الحقوق والواجبات.
حماية الحقوق المالية: يساعد في تحديد الرواتب والمستحقات، مما يقلل من فرص الاستغلال أو التأخير في الدفع.
الامتثال للقوانين: يعكس التزام المؤسسات بقوانين العمل في السعودية، مما يحميها من الغرامات والعقوبات.
تيسير المطالبة بالمزايا: يسهل على الموظف الحصول على التعويضات أو التأمينات في حال حدوث أي طارئ وظيفي.
نظام التأمينات وتوثيق العقود
يعتبر نظام التأمينات وتوثيق العقود في المملكة العربية السعودية أحد الأسس الرئيسية لحماية الحقوق المالية والاجتماعية للموظفين وأصحاب العمل.
يهدف نظام التأمينات وتوثيق العقود إلى تعزيز الاستقرار الوظيفي، وضمان حقوق العمال، وتقليل النزاعات العمالية، مما يسهم في خلق بيئة عمل أكثر استدامة وعدالة.
أهمية نظام التأمينات وتوثيق العقود
حماية حقوق الموظفين: يضمن للعاملين الحصول على مزايا التأمينات مثل التقاعد، والتعويضات، والتأمين ضد المخاطر المهنية.
تحقيق الأمان الوظيفي: يوفر للموظفين شعورًا بالاستقرار من خلال ضمان استمرارية الدخل في حالات العجز أو التقاعد.
تقليل النزاعات العمالية: يحدد النظام العلاقة بين الموظف وصاحب العمل بشكل قانوني وواضح.
دعم الاقتصاد الوطني: يعزز من إنتاجية العمال ويشجع على جذب الاستثمارات من خلال توفير بيئة عمل قانونية وآمنة.
يلعب نظام التأمينات وتوثيق العقود دورًا أساسيًا في تعزيز بيئة العمل في السعودية، من خلال توفير الحماية القانونية والمالية لجميع الأطراف، مما يسهم في تحقيق التنمية المستدامة في سوق العمل.
خدمات التوثيق للعقود إلكترونيا
للاستفادة من خدمات التوثيق للعقود في السعودية، إلكترونيًا عبر منصة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل على منصة “قوى”.
- اختيار المنشأة التي ترغب في توثيق عقد الموظف بها.
- الانتقال إلى خدمات التوثيق للعقود
- إدخال البيانات المطلوبة عن المنشأة.
- إدخال المعلومات الشخصية للعامل.
- إدخال التفاصيل المتعلقة بعقد العمل.
- الضغط على زر “توثيق”.
إذا تمت الموافقة على العقد وتم التحقق من صحة البيانات، سيتم توثيق العقود التامينات الاجتماعية تلقائيًا، وفي حال عدم الموافقة بعد مرور 10 أيام من تقديم الطلب، سيتم إلغاء العقد تلقائيًا.

تحديث عقود التأمينات
يمكن لصاحب العمل تحديث عقود التأمينات الموثقة في حالتي (الاعتماد) و(النشاط)، ثم إرسالها إلى الموظف للحصول على موافقته أو رفضه. في حال رفض الموظف التحديثات المقترحة لعقود التأمينات، سيظل العقد الموثق بنسخته الأخيرة ساري المفعول حتى يتم الموافقة على التعديلات أو إلغاؤها من قبل أي من الطرفين، حيث يمكن تحديث بيانات العقود لكافة بنود العقد، بما في ذلك مدة العقد، تاريخ البدء، المسمى الوظيفي، المنافع المالية، وغيرها.
كيفية تحديث عقود التأمينات إلكترونيا
يمكن تحديث عقود التأمينات المسجلة في المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية إلكترونيًا من خلال بوابة التأمينات أو بوابة قوى، وذلك وفق الخطوات التالية:
خطوات تحديث عقود التأمينات عبر بوابة قوى (Qiwa)
- تسجيل الدخول إلى بوابة قوى بحساب صاحب العمل عبر الرابط الرسمي: https://www.qiwa.sa
- الذهاب إلى خدمة “إدارة العقود”.
- البحث عن العقد المراد تحديثه واختيار “تعديل العقد”.
- إجراء التعديلات المطلوبة مثل (الراتب، المسمى الوظيفي، مدة العقد، ساعات العمل).
- إرسال التعديلات إلى الموظف للموافقة عليها.
- بعد موافقة الموظف، يتم إرسال العقد المحدث إلى التأمينات الاجتماعية تلقائيًا.
خطوات تحديث عقود التأمينات الاجتماعية (GOSI)
- تسجيل الدخول إلى حساب المنشأة أو الموظف في التأمينات الاجتماعية عبر الرابط الرسمي: https://www.gosi.gov.sa
- الانتقال إلى خدمة “توثيق العقود”.
- البحث عن الموظف أو العقد المطلوب تحديثه.
- الضغط على “تحديث بيانات العقد” وإجراء التعديلات المطلوبة.
- مراجعة التعديلات والتأكد من صحتها، ثم إرسالها للموافقة.
- بعد الموافقة، يتم تحديث العقد تلقائيًا في نظام التأمينات.
متطلبات تحديث عقود التأمينات الاجتماعية
- اتفاق الطرفين (الموظف وصاحب العمل) على التعديلات.
- عدم الإخلال بأنظمة العمل (مثل تقليل الراتب دون مبرر قانوني).
- التحديث يجب أن يتم عبر القنوات الرسمية لضمان تسجيله لدى التأمينات الاجتماعية.
كما يمكنك متابعة حالة تحديث عقود التأمينات عبر نفس المنصات، وفي حال عدم موافقة الموظف على التعديلات، يبقى العقد القديم ساريًا حتى يتم التوصل إلى اتفاق جديد.
بهذه الطريقة، يتم تحديث عقود التأمينات بسهولة ووفق الأنظمة السعودية، مما يضمن حقوق كل من الموظف وصاحب العمل.

خاتمة
يعتبر توثيق العقود التامينات الاجتماعية أمرًا ضروريًا لحماية حقوق الموظفين وأصحاب العمل، حيث يسهم في تعزيز الأمان الوظيفي والامتثال للأنظمة المعمول بها. ومع توفر التوثيق الإلكتروني، أصبحت العملية أكثر سهولة وسرعة، مما يقلل من النزاعات القانونية ويساعد في خلق بيئة عمل منظمة ومستقرة. لذا، من المهم أن يلتزم جميع الأطراف بإجراءات التوثيق لضمان الامتثال والاستفادة من المزايا التي يوفرها نظام التأمينات الاجتماعية في السعودية.
أسئلة شائعة
ما هي خطوات توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية؟
توثيق العقود التامينات الاجتماعية يهدف إلى ضمان تطبيق الأحكام المتعلقة بحقوق العمال وواجبات أصحاب العمل وفقًا للأنظمة المحلية. وفيما يخص العقود المرتبطة بالتأمينات الاجتماعية، يتطلب الأمر عدة خطوات لضمان التوثيق الصحيح، إليك الخطوات الأساسية لـ توثيق العقود التامينات الاجتماعية فيما يلي:
- إعداد العقد
- يجب أن يكون العقد مكتوبًا وواضحًا بين صاحب العمل والعامل، ويشمل التفاصيل المتعلقة بالوظيفة، الأجر، مدة العقد، وساعات العمل، إلى جانب أي شروط إضافية تتعلق بالحقوق والواجبات.
- التأكد من مطابقة العقد مع قوانين العمل المحلية
- يجب أن يتوافق العقد مع الأنظمة والقوانين المعمول بها في الدولة، مثل قانون العمل وقانون التأمينات الاجتماعية.
- يشمل ذلك التأكد من تضمين بنود تتعلق بمساهمات التأمينات الاجتماعية، مثل النسبة المقررة للخصم من راتب العامل التي يدفعها صاحب العمل والعامل.
- تسجيل العامل في نظام التأمينات الاجتماعية
- يجب على صاحب العمل تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية من خلال البوابة الإلكترونية للتأمينات الاجتماعية.
- هذا يشمل إدخال بيانات العامل مثل اسمه، رقم الهوية أو الإقامة، وتفاصيل الوظيفة.
- التأكد من إيداع المبالغ الشهرية
- بعد تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية، يجب على صاحب العمل دفع الاشتراكات الشهرية المقررة للتأمينات، والتي تشمل حصة صاحب العمل وحصة العامل.
- توثيق العقد في التأمينات الاجتماعية (إذا كان مطلوبًا(
- في بعض الدول، قد يتطلب توثيق العقد في التأمينات الاجتماعية. هذه الخطوة تتضمن تقديم نسخة من العقد إلى الهيئة المختصة للتأكد من التزام الطرفين (صاحب العمل والعامل) بالأنظمة.
- إصدار الشهادات أو الوثائق
- بعد تسجيل العامل في التأمينات الاجتماعية، يمكن إصدار شهادات أو مستندات رسمية تؤكد تسجيل العامل، وتكون مرجعية في حال حدوث أي نزاعات قانونية أو مطالبات بالتعويض.
- متابعة الإجراءات والتحديثات
- يجب على صاحب العمل متابعة تحديث بيانات العامل في التأمينات الاجتماعية عند حدوث أي تغييرات في حالة العمل، مثل تغيير الوظيفة أو تعديل الأجر.
يجب أن يتأكد صاحب العمل من أن جميع العقود مع العاملين تم توثيقها وفقًا للقوانين المحلية والتأمينات الاجتماعية لحماية حقوق العامل وضمان التزام صاحب العمل بالاشتراكات الشهرية.
هل يمكن توثيق العقود إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات؟
نعم، يمكن توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات الاجتماعية، وذلك لتسهيل الإجراءات وتسريعها، حيث ان بوابة التأمينات الاجتماعية الإلكترونية توفر العديد من الخدمات المتعلقة بتوثيق وإدارة العقود، خاصة في ما يتعلق بتسجيل العاملين ودفع الاشتراكات الشهرية.
إليك الخطوات العامة لـ توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا عبر بوابة التأمينات الاجتماعية فيما يلي:
- تسجيل الدخول إلى بوابة التأمينات الاجتماعية
- يجب على صاحب العمل أو الممثل القانوني الدخول إلى البوابة الإلكترونية الخاصة بالتأمينات الاجتماعية باستخدام الحساب الخاص به (من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور).
- إضافة أو تحديث بيانات العامل
- في حال كان العامل جديدًا، يتم إدخال بياناته الشخصية والوظيفية، مثل الاسم، رقم الهوية أو الإقامة، تاريخ التوظيف، الراتب، وغيرها من التفاصيل المتعلقة بالعقد.
- إذا كان العامل مسجلاً بالفعل، يمكن تعديل بياناته إذا حدث تغيير في العقد.
- إدخال تفاصيل العقد
- يتم إدخال جميع التفاصيل المتعلقة بالعقد، مثل نوع العقد (محدد المدة أو غير محدد)، المدة (إن كانت محددة)، الأجر، ساعات العمل، وغيرها من الشروط التي تخص العلاقة العمالية.
- رفع مستندات العقد (إن كانت مطلوبة)
- بعض الأنظمة قد تتطلب رفع نسخة من العقد الموقع بين صاحب العمل والعامل عبر بوابة التأمينات.
- يمكن تحميل المستندات من خلال الخيارات المتاحة على البوابة.
- مراجعة البيانات والموافقة
- يجب التأكد من صحة البيانات المدخلة ومراجعة تفاصيل العقد قبل إتمام التوثيق.
- في حال كانت البيانات صحيحة، يتم الموافقة على التوثيق.
- إتمام التوثيق
- بعد مراجعة البيانات والموافقة عليها، يتم توثيق العقد إلكترونيًا في النظام.
- قد يصدر نظام التأمينات الاجتماعية إشعارًا أو شهادة تأكيد بتوثيق العقد.
- دفع الاشتراكات الشهرية
- بعد توثيق العقد، يجب على صاحب العمل دفع الاشتراكات الشهرية الخاصة بالتأمينات الاجتماعية عبر البوابة نفسها، وفقًا للأنظمة المتبعة.
خدمة توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا توفر الكثير من الوقت والجهد، وتضمن تسجيلًا دقيقًا وسريعًا للعقود وفقًا للقوانين المعمول بها.
ما هي المستندات المطلوبة لتوثيق عقد عمل؟
لتوثيق عقد عمل في السعودية، هناك مجموعة من المستندات المطلوبة التي يجب تقديمها وفقًا للأنظمة المعمول بها في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، إليك المستندات الأساسية التي عادة ما تكون مطلوبة لـ توثيق العقود التامينات الاجتماعية فيما يلي:
- نسخة من عقد العمل
- يجب أن يكون العقد مكتوبًا وموقعًا من قبل كل من صاحب العمل والعامل. ويجب أن يتضمن جميع التفاصيل المتعلقة بالعمل مثل:
- نوع العمل
- الأجر الشهري
- ساعات العمل
- مدة العقد (إذا كان عقدًا محدد المدة)
- شروط الإنهاء
- أي بنود أخرى تتعلق بالعلاقة العمالية.
- نسخة من بطاقة الهوية الوطنية أو الإقامة (للعاملين غير السعوديين)
- يجب تقديم نسخة من بطاقة الهوية الوطنية إذا كان العامل سعوديًا.
- بالنسبة للعاملين غير السعوديين، يجب تقديم نسخة من الإقامة (الإقامة سارية المفعول).
- نسخة من السجل التجاري لصاحب العمل
- يجب على صاحب العمل تقديم نسخة من السجل التجاري إذا كان النشاط تجاريًا.
- إثبات تسجيل في التأمينات الاجتماعية
- يجب التأكد من أن العامل قد تم تسجيله في التأمينات الاجتماعية من خلال بوابة التأمينات الاجتماعية الإلكترونية.
- إثبات من صاحب العمل بموافقة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (في بعض الحالات)
- في بعض الحالات مثل العمالة الوافدة أو التوظيف في القطاعات المحددة، قد تحتاج إلى تقديم موافقة من وزارة الموارد البشرية.
- شهادة صحية (إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك)
- قد يتطلب بعض أنواع الوظائف (مثل الوظائف الصحية أو التي تتطلب تفاعلًا مع الغذاء أو الصحة العامة) تقديم شهادة صحية من جهة طبية معتمدة.
- صور شخصية (إذا كانت مطلوبة)
- في بعض الحالات قد تطلب الإدارة صورة شخصية حديثة للعامل.
- دفع الرسوم (إذا كان هناك رسوم تسجيل أو توثيق)
- في حال تطلب الأمر دفع رسوم لتوثيق العقد، يجب على صاحب العمل سداد الرسوم عبر الأنظمة الإلكترونية.
- إثبات الجنسية (في حال كانت الوظيفة تتطلب ذلك)
- قد يتطلب بعض الوظائف التحقق من الجنسية في حال كان ذلك شرطًا للعمل في القطاع أو الوظيفة.
بعد تجهيز المستندات اللازمة، يتم التوثيق عبر بوابة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، حيث يمكن لصاحب العمل والعامل إضافة بيانات العقد بشكل إلكتروني، يتم التحقق من البيانات ومن ثم يتم التوثيق بشكل رسمي عبر النظام.
يفضل التأكد من أن العقد يتوافق مع شروط وزارة الموارد البشرية والأنظمة السعودية الخاصة بالعقود، خاصة في ما يتعلق بالحوافز والحقوق الأساسية مثل الإجازات والعلاوات، كما يجب أن يكون العقد متوافقًا مع أحكام نظام العمل السعودي، بما في ذلك حقوق العامل وواجبات صاحب العمل.
هل هناك رسوم لتوثيق العقود في التأمينات؟
لا، في السعودية لا توجد رسوم لتوثيق العقود في التأمينات الاجتماعية عبر بوابة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية يتم إلكترونيًا دون فرض رسوم على صاحب العمل أو العامل.
النقاط الرئيسية لـ توثيق العقود التامينات الاجتماعية إلكترونيًا
- التسجيل والتوثيق الإلكتروني: عملية تسجيل العاملين وتوثيق العقود تتم عبر بوابة “قوى” بشكل مجاني.
- الاشتراكات الشهرية: الرسوم المتعلقة بالتأمينات الاجتماعية تكون مرتبطة بالاشتراكات الشهرية التي يجب على صاحب العمل دفعها عن العاملين وفقًا للنسبة المقررة (حصة صاحب العمل وحصة العامل).
- الاشتراكات تشمل: تشمل التأمينات الاجتماعية مثل التأمين ضد التعطل عن العمل (ساند)، والتأمينات الطبية، والتقاعد، وغيرها من التغطيات التي يلتزم بها صاحب العمل.
حالات وجود رسوم لـ توثيق العقود التامينات الاجتماعية
- رسوم أخرى قد تكون موجودة في حالات معينة، مثل:
- رسوم التأشيرات للعمالة الوافدة.
- بعض الخدمات الخاصة.
- لكن بالنسبة لتوثيق العقود بشكل عام عبر التأمينات الاجتماعية، لا توجد رسوم إضافية.
ما هي مدة مراجعة طلب التوثيق؟
مدة مراجعة طلب توثيق العقود التامينات الاجتماعية عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:
- توثيق العقود
- إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل.
- في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
- المراجعة اليدوية
- في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
- الإشعارات والتحديثات
- بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.
الأمور التي قد تؤثر على مدة مراجعة توثيق العقود التامينات الاجتماعية
- تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
- وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
- إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).
عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية توثيق العقود التامينات الاجتماعية بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82