يعتبر توثيق عقود العمل من العناصر الأساسية لحماية الحقوق القانونية لكل من الموظفين وأصحاب العمل في المملكة العربية السعودية، حيث يضمن وضوح العلاقة التعاقدية والامتثال للأنظمة المعمول بها. ومع تطور البيئة التشريعية وزيادة الاعتماد على التحول الرقمي، أصبح توثيق عقود العمل إلكترونيًا عبر بوابة “قوى” والتأمينات الاجتماعية ضرورة قانونية تعزز الشفافية وتحمي الأطراف من النزاعات المحتملة. في هذا المقال، سنستعرض أهمية توثيق عقود العمل، والفوائد التي يقدمها، والعواقب القانونية لعدم الالتزام بهذا الإجراء.
توثيق عقود العمل
توثيق عقود العمل هي خدمة إلكترونية متاحة للأفراد والشركات في المملكة العربية السعودية، تتيح لهم تسجيل وتوثيق العقود بشكل رسمي عبر منصات حكومية معتمدة، مثل منصة مدد ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ومنصة أبشر.
توثيق عقود العمل يعني تسجيل جميع العناصر المتفق عليها بين الأطراف المعنية، مما يجعل هذه المعلومات غير قابلة للإنكار أو الطعن، وتصبح حجة قانونية تُستخدم لحل النزاعات بين المتعاقدين، موضحةً حقوق وواجبات كل طرف تجاه الآخر.
في إطار نظام التنفيذ الجديد، لم يعد من الضروري الذهاب إلى المحاكم العمالية وجلسات طويلة لإثبات الحق، بل يمكن لصاحب العقد الموثق التوجه مباشرة إلى التنفيذ لطلب إلزام المدين بسداد الدين.
لذا، يُعتبر توثيق عقود العمل في السعودية الحل الأمثل لحماية حقوق الجميع وتأكيدها قانونياً، حيث لا يمكن إنكارها أو الطعن في صحة التوقيع ومحتوى العقد الموثق.
إذا واجهتك أي مشكلة قانونية تتعلق بخدمة توثيق العقود، لا تتردد في التواصل مع مكتب المحامي عبد الرحمن المهلكي للمحاماة والاستشارات القانونية. يمكنك الحصول على استشارة قانونية من أفضل المحامين المتخصصين في مكتب العمل و توثيق العقود التأمينات ومعرفة عقوبات عدم توثيق العقود، لضمان تحقيق أفضل النتائج المرجوة.
شروط تسجيل عقود الموظفين
تتطلب خدمة تسجيل عقود الموظفين في نظام العمل السعودي الالتزام بمجموعة من الشروط التي وضعتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وذلك لضمان حقوق كلا الطرفين (العامل وصاحب العمل). وفيما يلي نستعرض شروط تسجيل عقود الموظفين الأساسية في السعودية:
وضوح بيانات طرفي العقد
- بيانات العامل: يجب أن يتضمن العقد المعلومات الشخصية الكاملة للعامل، مثل الاسم، ورقم الهوية الوطنية أو رقم الإقامة، والجنسية، ومكان الإقامة.
- بيانات صاحب العمل: يجب ذكر معلومات صاحب العمل، مثل اسم الشركة أو المؤسسة، ورقم السجل التجاري، وعنوان العمل، واسم الممثل القانوني للشركة.
تحديد نوع ومدة العقد: يجب توضيح ما إذا كان العقد محدد المدة أو غير محدد المدة، بالإضافة إلى تحديد تاريخ بدء العمل.
وصف الوظيفة والأجر: يجب تحديد المسمى الوظيفي والمهام الموكلة للعامل بوضوح، كما يجب أن يكون الأجر المحدد للعامل واضحًا، ويشمل الراتب والبدلات والحوافز وأي مزايا أخرى.
ساعات العمل والإجازات: يجب تحديد عدد ساعات العمل اليومية والأسبوعية، بالإضافة إلى الإجازة الأسبوعية. كما ينبغي توضيح تفاصيل الإجازات السنوية والمرضية وأي إجازات أخرى مستحقة.
التوقيع والموافقة: يتوجب على كلا الطرفين (العامل وصاحب العمل) التوقيع على العقد.
الامتثال لنظام العمل واللوائح التنفيذية: يجب أن يتوافق عقد العمل مع نظام العمل واللوائح المعمول بها من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
اللغة المستخدمة: يجب أن يكون العقد مكتوبًا باللغة العربية، التي تعتبر اللغة الرسمية في المملكة العربية السعودية، كما يمكن إضافة ترجمة إلى لغة أخرى إذا لزم الأمر، لكن اللغة العربية هي المعتمدة قانونيًا.
إنهاء العقد: عند تسجيل عقود الموظفين يجب توضيح شروط إنهاء العقد من قبل أي من الطرفين، والإجراءات التي يجب اتباعها في حالة إنهاء العقد.

أهمية نظام توثيق العمل
يُعتبر توثيق عقود العمل في المملكة العربية السعودية من الركائز الأساسية لـ نظام توثيق العمل القانوني، حيث يلعب دورًا حيويًا في ضمان صحة الوثائق القانونية وحمايتها من أي نزاعات أو تحديات قد تطرأ في المستقبل.
يشمل نظام توثيق العمل خدمات توثيق العقود والاتفاقيات المبرمة بين الأفراد أو الشركات، بالإضافة إلى تصديق الشهادات والوكالات القانونية المستخدمة في مختلف المعاملات اليومية.
تُنفذ هذه الخدمات من خلال مكاتب توثيق العقود المعتمدة من وزارة العدل، مما يضمن أن جميع الوثائق المصدقة تتمتع بمصداقية قانونية عالية، مما يتيح للأطراف المعنية الاعتماد عليها أمام المحاكم والجهات الرسمية.
علاوة على ذلك، يساهم نظام توثيق العمل في تنظيم المعاملات القانونية بدقة، مما يساعد في تقليل النزاعات وتحقيق العدالة وحماية الحقوق. من خلال هذه الخدمات الرسمية، يتم ضمان تنفيذ الحقوق والواجبات المنصوص عليها في الوثائق المعتمدة بشكل فعال وآمن.
توثيق العقود عبر التأمينات
تعتبر خدمة توثيق العقود عبر التأمينات الاجتماعية من خلال الموظف إحدى الخدمات المقدمة، حيث يقتصر دور الموظف في هذه العملية على قبول العقد دون توثيقه بشكل مباشر، إذ أن خدمة توثيق العقود عبر التأمينات مخصصة لأرباب العمل.
لتسهيل عملية توثيق عقود العمل عبر التأمينات، يجب اتباع الخطوات التالية:
- الضغط على الرابط المرسل إلى رقم هاتف الموظف عبر رسالة نصية.
- تعبئة الحقول المطلوبة، حيث يتعين على السعوديين إدخال رقم الهوية الوطنية، بينما يجب على غير السعوديين إدخال رقم الإقامة ورمز التحقق.
- الانتظار لاستلام رسالة نصية جديدة تحتوي على رمز تحقق، ثم إدخاله في الحقل المخصص.
- مراجعة العقود المعلقة الخاصة بالموظف للاطلاع على كافة التفاصيل.
- إذا كان الموظف موافقًا على العقد، يمكنه النقر على أيقونة قبول العقد ثم الضغط على زر الإقرار وإرسال.
هناك عدة حالات قد تتيح للموظف رفض العقد، مثل اختلاف تواريخ العقد أو تفاصيل الأجر وغيرها من الأمور.
توثيق عقود العمل الإلكترونية
يحرص أصحاب الأعمال دائمًا على فهم خطوات توثيق عقود العمل الإلكترونية في السعودية، وذلك التزامًا بقانون التأمينات الذي يستوجب تضمين الموظف في نظام التأمين. لتيسير هذه العملية، يمكنك اتباع الخطوات التالية لـ توثيق عقود العمل الإلكترونية:
- لزيارة الموقع الرسمي لمؤسسة التأمينات الاجتماعية.
- يتعين على المستخدم تسجيل الدخول إلى حسابه في المنصة.
- بعد ذلك، انتقل إلى قسم خدمات عمليات المرافق، ثم اختر خيار توثيق العقد من القائمة.
- يمكنك الوصول إلى اسم الموظف باستخدام الرقم الخاص به، مثل رقم جواز السفر، رقم الحدود، رقم عمل المنشأة، رقم الاشتراك، أو رقم الهوية وغيرها.
- هناك تسهيلات لفترة البحث، حيث يمكنك تحديد الجنسية وحالة العقد.
- اضغط على اسم الموظف الذي يرغب صاحب العمل في توثيق عقد التأمينات الخاص به، ثم انقر على أيقونة رفع العقد.
- يجب ملء جميع الحقول المطلوبة في النموذج، والتي تشمل (نوع العقد، نوع الأجر، تاريخ بدء العقد، تاريخ انتهاء العقد).
- عد ذلك، انقر على زر التحميل لرفع الملف بصيغة معتمدة مثل PDF أو JPEG.
- اختر اللغة التي تفضل استلام الرسالة النصية بها، ثم انتظر وصولها إلى الموظف مع رابط العقد.
- اضغط على زر الاعتراف، ثم قم بإرسال الطلب.
من الضروري أن يوافق الموظف على العقد أو يرفضه، حيث في حالة الرفض سيبقى العقد معلقًا وسيرفض النظام تلقائيًا استكمال العملية.

خاتمة
يُعتبر توثيق عقود العمل خطوة حيوية لضمان بيئة عمل آمنة ومستقرة، حيث يسهم في تعزيز الثقة بين الأطراف، وتوفير الحماية القانونية، وتقليل النزاعات. ومع التحول الرقمي في المملكة، أصبح التوثيق الإلكتروني أداة فعالة تسهل الإجراءات وتضمن الامتثال للأنظمة. لذا، من الضروري أن يحرص كل من أصحاب العمل والموظفين على توثيق عقود العمل وفقًا للوائح المعتمدة، لضمان حقوقهم وتحقيق استقرار سوق العمل السعودي.
أسئلة شائعة
كيف يتم توثيق عقود العمل إلكترونيًا؟
يمكن توثيق عقود العمل إلكترونيًا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات توثيق عقود العمل عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا توثيق عقود العمل إلكترونيًا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من خدمة توثيق عقود العمل الإلكترونية بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
ما هي المنصات المتاحة لتوثيق عقود العمل؟
تتيح الحكومة السعودية عدة منصات إلكترونية لـ توثيق عقود العمل بهدف ضمان الامتثال للأنظمة وتعزيز الشفافية بين الموظفين وأصحاب العمل، تشمل هذه المنصات ما يلي:
- بوابة قوى (Qiwa)
-
- الموقع: https://www.qiwa.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل للموظفين في القطاع الخاص.
- تعديل العقود إلكترونيًا.
- متابعة حالة العقد وقبوله من الموظف.
- توفير نموذج موحد لعقود العمل متوافق مع أنظمة الوزارة.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- الموقع: https://www.gosi.gov.sa
- الجهة المشرفة: المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- تسجيل الموظفين في نظام التأمينات بعد توثيق العقود.
- التأكد من إدراج بيانات العقد في نظام التأمينات.
- متابعة الالتزامات التأمينية المرتبطة بالعقد.
- منصة مدد (Mudad) – لإدارة الرواتب والعقود
-
- الموقع: https://mudad.com.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل وربطها بأنظمة الرواتب.
- ضمان الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS)
- تسهيل إدارة الرواتب وفق العقود الموثقة.
كيفية اختيار المنصة المناسبة لك لـ توثيق عقود العمل
- إذا كنت صاحب عمل في القطاع الخاص: استخدم بوابة قوى لتوثيق العقود رسميًا.
- إذا كنت بحاجة إلى التحقق من تسجيل العقد في التأمينات: استخدم منصة التأمينات الاجتماعية.
- إذا كنت ترغب في إدارة الرواتب والعقود مع الامتثال لنظام حماية الأجور: استخدم منصة مدد.
جميع هذه المنصات متاحة إلكترونيًا، مما يسهل عملية التوثيق ويقلل الحاجة إلى الإجراءات الورقية، مما يعزز الشفافية والالتزام بالأنظمة العمالية في السعودية.
ما هي المدة الزمنية لإتمام عملية التوثيق؟
المدة الزمنية لإتمام توثيق عقود العمل عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:
- توثيق العقود
- إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل.
- في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
- المراجعة اليدوية
- في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
- الإشعارات والتحديثات
- بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.
الأمور التي قد تؤثر على مدة مراجعة توثيق عقود العمل
- تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
- وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
- إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).
عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية توثيق عقود العمل بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.
هل يمكن تعديل العقد بعد توثيقه؟
نعم، يمكن التعديل بعد توثيق عقود العمل إلكترونيًا، ولكن ذلك يتم وفق شروط وضوابط محددة تضمن حقوق الطرفين، يتم تعديل العقد عبر بوابة قوى أو من خلال التأمينات الاجتماعية، ويجب أن يوافق عليه كل من صاحب العمل والموظف.
خطوات تعديل العقد عبر بوابة “قوى”
- تسجيل الدخول إلى بوابة قوى باستخدام حساب صاحب العمل.
- الدخول إلى خدمة “إدارة العقود” واختيار العقد المطلوب تعديله.
- إجراء التعديلات اللازمة (مثل تعديل الراتب، المسمى الوظيفي، عدد ساعات العمل، أو أي بند آخر).
- إرسال العقد المعدل إلى الموظف للموافقة عبر المنصة.
- قبول الموظف للتعديلات، وبعد الموافقة يصبح العقد الجديد ساري المفعول.
شروط تعديل العقد
- اتفاق الطرفين على التعديلات الجديدة.
- ألا تتعارض التعديلات مع أنظمة العمل في السعودية.
- التوثيق الإلكتروني للتعديلات لضمان سريانها رسميًا.
حالات لا يمكن تعديل العقد فيها
- إذا كان العقد محدد المدة وانتهت مدته قبل طلب التعديل.
- إذا رفض الموظف التعديلات الجديدة.
- إذا كانت التعديلات تخل بحقوق الموظف (مثل تخفيض الراتب دون مبرر قانوني).
أما في حال وجود نزاع حول التعديلات، يمكن اللجوء إلى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل الخلاف وفق الأنظمة المعمول بها.
كيف يمكن متابعة حالة طلب التوثيق؟
يمكن متابعة حالة طلب توثيق عقود العمل إلكترونيًا عبر بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، وذلك من خلال الخطوات التالية:
متابعة حالة التوثيق عبر بوابة قوى (Qiwa)
-
- رابط البوابة: https://www.qiwa.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف باستخدام بيانات النفاذ الوطني (أبشر).
- الانتقال إلى خدمة “إدارة العقود” من قائمة الخدمات.
- البحث عن العقد المطلوب ومعرفة حالته (قيد المراجعة – مقبول – مرفوض – بحاجة لتعديل).
- في حال الحاجة إلى تعديل أو إكمال بيانات، يمكن اتخاذ الإجراء المطلوب عبر نفس المنصة.
متابعة التوثيق عبر التأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف في منصة التأمينات الاجتماعية.
- الدخول إلى “توثيق العقود” والبحث عن العقد باستخدام رقم الهوية أو رقم الإقامة.
- مراجعة حالة العقد ومعرفة إذا كان موثقًا أم لا في التأمينات الاجتماعية.
حالات توثيق عقود العمل إلكترونيًا الممكنة
- تم التوثيق بنجاح: العقد ساري المفعول ومسجل رسميًا.
- قيد المراجعة: الطلب قيد التدقيق من قبل الجهات المختصة.
- مرفوض: العقد غير مقبول بسبب نقص البيانات أو عدم موافقة الموظف.
- بحاجة إلى تعديل: العقد يتطلب تصحيح بعض البنود قبل الموافقة النهائية.
في حال تأخر التوثيق، يمكن لصاحب العمل التواصل مع دعم بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، حيث ان الموظف يمكنه رفض العقد إذا لم يكن متوافقًا مع اتفاقه مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يجب إعادة إرساله بعد التعديل.
بهذه الطريقة، يمكن متابعة حالة توثيق عقود العمل إلكترونيًا بسهولة عبر المنصات الرسمية والتأكد من اكتمال الإجراءات وفق الأنظمة السعودية.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82