تعتبر طريقة توثيق العقود في السعودية من العناصر الأساسية التي تضمن حماية الحقوق والالتزام القانوني بين الأطراف المتعاقدة، سواء في المعاملات التجارية أو عقود العمل أو الاتفاقيات الرسمية. ومع التقدم الرقمي، أصبح بالإمكان توثيق العقود إلكترونيًا من خلال منصات معتمدة مثل ناجز والتأمينات الاجتماعية ومنصة مدد، مما يسهم في توفير الوقت والجهد وتسهيل الإجراءات القانونية.
في هذا المقال، سنستعرض بشكل مبسط الإجراءات القانونية المتعلقة بتوثيق العقود، بدءًا من خطوات التوثيق الإلكتروني، مرورًا بنظام التوثيق الإلكتروني، وانتهاءً بدليل عملي يوضح طريقة توثيق العقود خطوة بخطوة.
طريقة توثيق العقود
تتبنى المملكة العربية السعودية نظامًا متطورًا لتوثيق العقود، حيث يمكن للأفراد والشركات إجراء طريقة توثيق العقود الخاصة بهم عبر المنصات الإلكترونية الرسمية دون الحاجة للذهاب شخصيًا إلى الجهات الحكومية.
لماذا يُعتبر توثيق العقود أمرًا ضروريًا؟
- حماية حقوق الأطراف: يضمن توثيق العقد التزام جميع الأطراف بالشروط المتفق عليها.
- إثبات العلاقة القانونية: تُعتبر العقود الموثقة دليلًا قانونيًا يمكن الاستناد إليه في المحاكم.
- تقليل النزاعات القانونية: في حال حدوث خلاف، يُعد العقد الموثق مرجعًا رسميًا لحل النزاع.
- التوافق مع الأنظمة السعودية: تفرض المملكة التوثيق في العديد من المعاملات، مثل عقود العمل، والعقود التجارية، وعقود الإيجار.
الجهات المسؤولة عن توثيق العقود
- وزارة العدل: من خلال كتابات العدل أو منصة ناجز.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية: لتوثيق عقود العمل.
- الغرفة التجارية: لتوثيق العقود التجارية والشراكات.
الجهات المختصة الأخرى حسب نوع العقد، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للعقود المالية.
خطوات توثيق العقود الإلكترونية
إليك خطوات توثيق العقود الإلكترونية في المملكة العربية السعودية فيما يلي:
تسجيل الدخول إلى المنصة المناسبة
تختلف طريقة توثيق العقود حسب نوعه، حيث يتم استخدام المنصة المناسبة لكل نوع:
- عقود العمل: يتم توثيقها من خلال التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد.
- العقود التجارية: يتم توثيقها عبر الغرفة التجارية أو منصة ناجز.
- عقود البيع والشراء: يتم توثيقها من خلال كتابة العدل أو منصة ناجز.
إدخال بيانات العقد
يجب أن يحتوي العقد على المعلومات التالية:
- أسماء الأطراف المتعاقدة (سواء كانوا أفرادًا أو شركات).
- تفاصيل العقد، مثل الخدمات أو المنتجات أو شروط العمل.
- القيمة المالية وطرق الدفع (إن وجدت).
- مدة العقد وتواريخ بدايته ونهايته.
- آلية فض النزاعات في حال حدوث أي خلاف.
مراجعة العقد والموافقة عليه
بعد إدخال البيانات، يقوم الطرفان بمراجعة العقد للتأكد من صحته، ثم يوافق كل طرف عليه إلكترونيًا عبر منصة أبشر أو من خلال التوقيع الإلكتروني.
التحقق من التوثيق واستلام الوثيقة الرسمية
بعد الموافقة، يتم إصدار وثيقة رسمية إلكترونية تثبت التوثيق. يمكن طباعة العقد أو الاحتفاظ به بصيغة رقمية لاستخدامه عند الحاجة.
نظام التوثيق الإلكتروني
تعتمد المملكة العربية السعودية على نظام التوثيق الإلكتروني الذي يسهل على الأفراد والشركات إتمام إجراءاتهم القانونية لـ طريقة توثيق العقود عبر الإنترنت. وفيما يلي أبرز المنصات المعتمدة لهذا النظام:
منصة ناجز (وزارة العدل)
مخصصة لتوثيق جميع أنواع العقود المدنية والتجارية.
- الدخول عبر الرابط: https://najiz.moj.gov.sa
- تقديم طلب التوثيق من خلال اختيار “توثيق العقود”.
- تعبئة البيانات المطلوبة ورفع الوثائق اللازمة.
- الحصول على الموافقة الإلكترونية من جميع الأطراف عبر منصة أبشر.
منصة مدد (توثيق عقود العمل)
مخصصة لتوثيق عقود الموظفين في القطاع الخاص.
- الدخول إلى: https://mudad.com.sa
- تسجيل المنشأة وإدخال بيانات العقد.
- إرسال العقد للموظف للحصول على موافقته.
- استلام العقد الموثق بعد اعتماده رسميًا.
بوابة التأمينات الاجتماعية
مخصصة أيضًا لتوثيق عقود العمل.
- الدخول إلى : https://www.gosi.gov.sa
- اختيار خدمة توثيق العقود من القائمة.
- تعبئة بيانات الموظف والعقد.
- تأكيد التوثيق بعد موافقة الموظف عبر منصة أبشر.
الغرفة التجارية
لتوثيق العقود التجارية والشراكات.
- التسجيل عبر البوابة الإلكترونية للغرفة التجارية.
- تقديم العقد للتصديق ودفع رسوم التوثيق.
- استلام الوثيقة الإلكترونية المعتمدة بعد الانتهاء من الإجراءات.
توثيق العقود خطوة بخطوة
فيما يلي خطوات توثيق العقود خطوة بخطوة في السعودية لإتمام عملية التوثيق بسهولة ويسر:
إعداد العقد
- التأكد من أن العقد مكتوب بلغة قانونية واضحة.
- تضمين جميع البنود الأساسية مثل الحقوق والالتزامات والمستحقات المالية.
- التحقق من توقيع الأطراف المعنية على العقد.
تسجيل العقد في المنصة المختصة
- اختيار المنصة المناسبة وفقًا لنوع العقد.
- رفع المستندات المطلوبة وإدخال بيانات الأطراف المعنية.
- التأكد من صحة جميع التفاصيل المدخلة قبل الإرسال.
موافقة الأطراف على العقد
- إرسال العقد للطرف الآخر لمراجعته إلكترونيًا.
- يجب أن تتم الموافقة عبر نظام أبشر أو من خلال التوقيع الإلكتروني لضمان صحة التوثيق.
إصدار الوثيقة الرسمية
- بعد إتمام الإجراءات، يتم إصدار وثيقة إلكترونية معتمدة.
- يمكن تنزيل العقد الموثق أو طباعته لاستخدامه في المعاملات القانونية.
خاتمة
يعتبر توثيق العقود في السعودية خطوة أساسية لضمان الالتزام القانوني وحماية حقوق جميع الأطراف المعنية. ومع توفر طريقة توثيق العقود الإلكترونية عبر منصات مثل ناجز، مدد، والتأمينات الاجتماعية، أصبح من السهل توثيق العقود دون الحاجة إلى الإجراءات الورقية التقليدية.
يساعد اتباع طريقة توثيق العقود الصحيحة في تجنب النزاعات القانونية، ويمنح العقود قوة قانونية تجعلها ملزمة أمام المحاكم والجهات المختصة. سواء كنت صاحب عمل، أو شريكًا تجاريًا، أو فردًا يسعى لتوثيق اتفاقية قانونية، فإن توثيق العقد يعد خطوة لا غنى عنها لضمان الشفافية والاستقرار في المعاملات القانونية داخل المملكة.
أسئلة شائعة
ما هي طريقة توثيق عقود العمل إلكترونيًا؟
يمكن إجراء طريقة توثيق العقود إلكترونيًا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات طريقة توثيق العقود عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا طريقة توثيق العقود الخاصة بالعمل إلكترونيًا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من طريقة توثيق العقود الإلكترونية بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
هل تتطلب العملية زيارة شخصية أم يمكن إنجازها بالكامل عبر الإنترنت؟
لا تتطلب عملية توثيق عقود العمل في السعودية زيارة شخصية، حيث يمكن إتمامها بالكامل عبر الإنترنت من خلال المنصات الرقمية المعتمدة مثل التأمينات الاجتماعية ومنصة مدد. يمكن للموظف أيضًا رفض العقد إذا كانت المعلومات غير صحيحة أو لا تتماشى مع الاتفاق المبرم مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يمكن تعديل العقد وإعادة إرساله للموافقة. تتيح طريقة توثيق العقود الإلكترونية السهولة والسرعة لأصحاب العمل والموظفين، حيث يمكن إتمام العملية في دقائق مع ضمان الامتثال الكامل لأنظمة العمل في السعودية.
هل هناك رسوم إضافية لتوثيق العقود إلكترونيًا؟
لا، طريقة توثيق العقود العمل إلكترونيًا في السعودية تتم بشكل مجاني، حيث لا تفرض وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية أو التأمينات الاجتماعية أي رسوم إضافية على هذه العملية. ومع ذلك، قد توجد تكاليف إدارية غير مباشرة، مثل: رسوم اشتراك المنشآت في منصة مدد، والتي تتعلق بإدارة الرواتب وليس فقط بتوثيق العقود. كما قد تترتب تكاليف على استخدام التوقيع الإلكتروني إذا تم الاعتماد على جهات خارجية معتمدة.
ما هي الخطوات التي يجب اتباعها في حال رفض الموظف العقد؟
إذا قام الموظف برفض توثيق العقد الإلكتروني في التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد، يجب على صاحب العمل اتخاذ الخطوات التالية لضمان حل المشكلة وتجنب أي مخالفة قانونية.
- معرفة سبب الرفض
- أول خطوة هي التواصل مع الموظف لفهم السبب، فقد يكون الرفض بسبب:
- وجود خطأ في بيانات العقد (مثل الراتب، المسمى الوظيفي، أو مدة العقد).
- عدم اتفاق الموظف مع شروط العقد.
- عدم وضوح بعض البنود بالنسبة للموظف.
- الحل: مراجعة العقد مع الموظف وتوضيح جميع التفاصيل.
- تعديل العقد وإعادة إرساله
- إذا كان السبب خطأ في البيانات، يمكن لصاحب العمل تعديل العقد عبر المنصة الإلكترونية وإعادة إرساله للموظف للموافقة عليه.
- خطوات التعديل عبر التأمينات الاجتماعية:
- تسجيل الدخول إلى بوابة التأمينات الاجتماعية: https://www.gosi.gov.sa
- الدخول إلى إدارة العقود.
- اختيار العقد المرفوض وإجراء التعديلات اللازمة.
- إعادة إرسال العقد إلى الموظف للموافقة عليه إلكترونيًا.
- خطوات التعديل عبر منصة مدد:
- تسجيل الدخول إلى منصة مدد: https://mudad.com.sa
- الدخول إلى إدارة العقود وتحديد العقد المرفوض.
- تعديل البيانات المطلوبة.
- إرسال العقد مرة أخرى للموظف للموافقة عليه.
- تقديم إثبات التعاقد في حال استمرار الرفض
- إذا رفض الموظف العقد بدون سبب وجيه، يمكن لصاحب العمل اتخاذ الخطوات التالية:
- الاحتفاظ بجميع الأدلة التي تثبت العلاقة التعاقدية (مثل كشف الرواتب، سجلات الحضور، أو المراسلات).
- التقدم بشكوى رسمية عبر وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل النزاع.
- في الحالات القصوى، يمكن اللجوء إلى المحكمة العمالية لإثبات التعاقد.
- التأكد من الامتثال لنظام العمل
- يجب أن يكون العقد متوافقًا مع نظام العمل السعودي، حيث أن رفض الموظف للعقد قد يكون بسبب مخالفات قانونية مثل:
- عدم تسجيل جميع المزايا والحقوق مثل التأمين الصحي أو الإجازات.
- إدراج شروط غير نظامية مثل خصومات غير مبررة أو ساعات عمل مخالفة للنظام.
- الحل: مراجعة نظام العمل السعودي والتأكد من أن العقد يتوافق مع القوانين.
كيف يتم إنهاء عقود العمل الموثقة؟
يتم إنهاء عقود العمل الموثقة في السعودية وفقًا لنظام العمل السعودي، وذلك من خلال الإجراءات القانونية المعتمدة عبر التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد، وكما تختلف طريقة توثيق العقود العمل إلكترونيًا تختلف ايضا طريقة إنهاء العقد بناءً على نوعه (محدد المدة أو غير محدد المدة) وسبب الإنهاء (استقالة، فصل، انتهاء مدة العقد، ظروف قهرية).
إنهاء عقود العمل عبر التأمينات الاجتماعية
-
- المناسبة لـ: جميع المنشآت المسجلة في التأمينات الاجتماعية.
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- خطوات إنهاء عقد العمل الموثق عبر التأمينات الاجتماعية:
- تسجيل الدخول إلى التأمينات الاجتماعية بحساب صاحب العمل.
- الدخول إلى إدارة المشتركين واختيار الموظف المراد إنهاء عقده.
- تحديد سبب إنهاء العقد (استقالة، انتهاء مدة العقد، فصل، إلخ).
- رفع أي مستندات داعمة (إن وجدت) مثل خطاب الاستقالة أو قرار الفصل.
- تأكيد الطلب، ليتم إنهاء العقد رسميًا في النظام.
إنهاء عقود العمل عبر منصة مدد
-
- المناسبة لـ: المنشآت التي تستخدم منصة مدد لإدارة الرواتب والعقود.
- رابط المنصة: https://mudad.com.sa
- خطوات إنهاء عقد العمل الموثق عبر منصة مدد:
- تسجيل الدخول إلى منصة مدد بحساب المنشأة.
- الدخول إلى إدارة العقود وتحديد الموظف.
- اختيار سبب الإنهاء وإدخال التفاصيل المطلوبة.
- إرسال طلب الإنهاء، ليتم توثيقه في النظام.
- إشعار الموظف عبر النظام بإنهاء العقد رسميًا.
شروط إنهاء عقود العمل وفقًا لنظام العمل السعودي
- إنهاء عقد العمل محدد المدة
- ينتهي العقد تلقائيًا بانتهاء مدته، ولا يتطلب إشعارًا مسبقًا.
- يمكن تجديد العقد باتفاق الطرفين قبل انتهائه.
- إذا تم إنهاء العقد قبل مدته، يحق للطرف المتضرر تعويض مالي وفق العقد.
- إنهاء عقد العمل غير محدد المدة
- يجب تقديم إشعار خطي قبل الإنهاء بـ30 يومًا (إذا كان الراتب شهريًا) أو 15 يومًا (إذا كان غير شهري).
- إذا أنهى صاحب العمل العقد بدون سبب مشروع، يلتزم بدفع تعويض مالي للموظف.
حالات إنهاء عقد العمل قانونيًا
- الحالات التي يحق فيها للموظف إنهاء العقد بدون تعويض:
- عدم التزام صاحب العمل بدفع الراتب لأكثر من 3 أشهر.
- إجبار الموظف على مهام غير متفق عليها أو بيئة عمل غير آمنة.
- تعرض الموظف للإساءة أو التحرش في العمل.
- الحالات التي يحق فيها لصاحب العمل إنهاء العقد بدون تعويض:
- إذا ارتكب الموظف مخالفة جسيمة مثل التزوير أو التسريب المعلوماتي.
- غياب الموظف 15 يومًا متصلة أو 30 يومًا متفرقة دون عذر.
- ثبوت سوء السلوك المهني أو الإخلال بالواجبات الوظيفية.
تعويضات نهاية الخدمة بعد إنهاء العقد
- إذا خدم الموظف أقل من سنتين: لا يستحق مكافأة نهاية الخدمة.
- إذا خدم الموظف من 2 إلى 5 سنوات: يحصل على ثلث المكافأة.
- إذا خدم الموظف من 5 إلى 10 سنوات: يحصل على ثلثي المكافأة.
- إذا خدم الموظف أكثر من 10 سنوات: يحصل على مكافأة كاملة.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82
