يعتبر توثيق العقود العمل في السعودية من الإجراءات القانونية الأساسية التي تضمن حقوق كل من صاحب العمل والموظف، مما يسهم في خلق بيئة عمل منظمة تخضع للقوانين والأنظمة الرسمية. وفقًا لأنظمة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، أصبح توثيق العقود إلزاميًا لجميع العاملين في القطاع الخاص، سواء كانوا سعوديين أو غير سعوديين، وذلك لحماية حقوقهم وضمان الالتزام بأنظمة العمل.
في هذا المقال، سنقوم باستعراض كل ما يتعلق بـ توثيق العقود العمل، بدءًا من تسجيل العقود، مرورًا بخطوات التوثيق، وصولًا إلى إجراءات التوثيق إلكترونيًا عبر المنصات الرسمية في السعودية.
توثيق العقود العمل
توثيق العقود العمل هو عملية رسمية تهدف إلى تسجيل العقد المبرم بين الموظف وصاحب العمل لدى الجهات المختصة، مثل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
لماذا يُعتبر توثيق العقود العمل أمرًا إلزاميًا؟
- لحماية حقوق الموظفين وضمان الالتزام بشروط التوظيف المتفق عليها.
- لإثبات العلاقة التعاقدية وتفادي النزاعات القانونية بين الطرفين.
- لضمان تسجيل الموظف في نظام التأمينات الاجتماعية، مما يتيح له الحصول على حقوقه التأمينية.
- للامتثال لنظام العمل السعودي، الذي يتطلب تسجيل جميع عقود العمل.
ما هي أنواع العقود التي يجب توثيقها؟
- عقود العمل محددة المدة: التي تحدد بوضوح تاريخ البدء والانتهاء.
- عقود العمل غير محددة المدة: التي لا تحتوي على تاريخ انتهاء محدد.
- عقود العمل الجزئي: التي تتطلب من الموظف العمل لساعات أقل من الدوام الكامل.
- عقود العمل المرن: التي تعتمد على نظام الساعات دون الالتزام بدوام كامل.
تسجيل عقود العمل
تتم عملية تسجيل عقود العمل من خلال الجهات الرسمية التالية:
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية: عبر نظام توثيق العقود المتاح في التأمينات الاجتماعية.
- منصة مدد: التي توفر إمكانية تسجيل العقود وفقًا لأنظمة وزارة الموارد البشرية.
- المنشآت نفسها: حيث تقوم برفع العقود لموظفيها من خلال الأنظمة الإلكترونية.
المستندات المطلوبة لـ تسجيل عقود العمل
- بيانات الموظف (الاسم، رقم الهوية أو الإقامة، تاريخ الميلاد).
- تفاصيل الوظيفة (المسمى الوظيفي، تاريخ التوظيف، الراتب الأساسي والبدلات).
- مدة العقد (محدد المدة أو غير محدد المدة).
- التوقيع الإلكتروني لصاحب العمل والموظف عبر منصة أبشر أو المنصة المعتمدة.
عقوبات عدم تسجيل عقود العمل
- قد تواجه المنشأة غرامات مالية تصل إلى 5,000 ريال سعودي عن كل موظف لم يتم توثيق عقده.
- تصنيف المنشأة ضمن الجهات غير الملتزمة بأنظمة العمل، مما قد يؤدي إلى تعليق بعض خدماتها.
- فقدان الموظف لحقوقه التأمينية، مثل التأمين ضد التعطل عن العمل (ساند).

خطوات توثيق العقود
فيما يلي خطوات توثيق العقود في المملكة العربية السعودية:
- إعداد عقد العمل وفقًا للأنظمة: يجب صياغة العقد بلغة قانونية واضحة تتضمن جميع التفاصيل الأساسية مثل المسمى الوظيفي، المهام، الراتب، مدة العقد، وآلية إنهائه.
- مراجعة العقد من قبل صاحب العمل والموظف: يجب على كلا الطرفين مراجعة الشروط المتفق عليها والتأكد من توافقها مع نظام العمل السعودي.
- تسجيل العقد عبر المنصة المعتمدة: يتم إدخال بيانات العقد في منصة التأمينات الاجتماعية أو منصة “مدد”، مع توفير كافة المعلومات المطلوبة.
- إرسال العقد للموظف للموافقة: يتلقى الموظف إشعارًا عبر منصة أبشر أو عبر البريد الإلكتروني لمراجعة العقد والموافقة عليه إلكترونيًا.
- إتمام عملية التوثيق: بعد موافقة الموظف، يتم توثيق العقود العمل رسميًا في النظام، مما يمنحه الصفة القانونية الكاملة.
إجراءات توثيق العقود إلكترونيًا
مع التقدم في التحول الرقمي، أصبحت إجراءات توثيق العقود إلكترونيًا يتم بشكل كامل عبر الإنترنت، مما يسهل العملية على الشركات والموظفين.
كيف يتم توثيق العقود العمل إلكترونيًا؟
هناك طريقتان رئيسيتان لـ إجراءات توثيق العقود إلكترونيًا في المملكة العربية السعودية:
توثيق العقود العمل عبر التأمينات الاجتماعية
خطوات التوثيق:
- الدخول إلى بوابة التأمينات الاجتماعية: https://www.gosi.gov.sa
- تسجيل الدخول باستخدام حساب المنشأة.
- اختيار خدمة توثيق العقود من القائمة الرئيسية.
- إدخال بيانات العقد وبيانات الموظف.
- إرسال العقد إلى الموظف للموافقة عبر منصة أبشر.
- بعد قبول الموظف، يتم اعتماد العقد بشكل رسمي.
توثيق العقود العمل عبر منصة مدد
خطوات التوثيق:
- الدخول إلى منصة مدد: https://mudad.com.sa
- تسجيل الدخول باستخدام حساب المنشأة.
- اختيار خدمة إدارة العقود.
- إدخال بيانات العقد وبيانات الموظف.
- إرسال العقد للموظف للموافقة الإلكترونية.
- استلام تأكيد التوثيق بعد الموافقة.

فوائد توثيق العقود العمل بشكل إلكتروني
- سهولة الوصول: يتيح للموظفين وأصحاب العمل الوصول إلى العقود بسهولة من خلال المنصات الإلكترونية.
- حماية قانونية: العقود الموثقة إلكترونيًا تعتبر ملزمة قانونيًا ويمكن استخدامها في المحاكم العمالية.
- تقليل النزاعات: يضمن توثيق العقود توافق الطرفين على الشروط، مما يساهم في تقليل المشكلات العمالية.
- توفير الوقت والجهد: بدلاً من الإجراءات الورقية، يمكن إتمام العملية في دقائق معدودة عبر الإنترنت.
خاتمة
يعتبر توثيق العقود العمل في السعودية خطوة أساسية لحماية حقوق كل من الموظفين وأصحاب العمل، وضمان الالتزام بأنظمة العمل المعمول بها. من خلال تسجيل العقود بشكل رسمي، تستطيع المنشآت تجنب الغرامات والعقوبات القانونية، بينما يحصل الموظفون على حقوقهم التأمينية والمزايا الوظيفية.
ومع توفر إجراءات التوثيق إلكترونيًا عبر منصات مثل التأمينات الاجتماعية ومدد، أصبحت العملية أكثر سهولة وأمانًا، مما يعزز من شفافية سوق العمل في المملكة. لذلك، فإن الالتزام بـ توثيق العقود العمل وفقًا للأنظمة يعد واجبًا قانونيًا ومسؤولية أخلاقية تساهم في استقرار بيئة العمل وتحقيق العدالة لجميع الأطراف المعنية.
أسئلة شائعة
كيف يتم توثيق عقود العمل إلكترونيًا؟
يمكن توثيق العقود العمل إلكترونيًا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات توثيق العقود العمل عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا توثيق العقود العمل إلكترونيًا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من خدمة توثيق العقود العمل الإلكترونية بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
ما هي المنصات المتاحة لتوثيق عقود العمل؟
تتيح الحكومة السعودية عدة منصات إلكترونية لـ توثيق العقود العمل بهدف ضمان الامتثال للأنظمة وتعزيز الشفافية بين الموظفين وأصحاب العمل، تشمل هذه المنصات ما يلي:
- بوابة قوى (Qiwa)
-
- الموقع: https://www.qiwa.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق العقود العمل للموظفين في القطاع الخاص.
- تعديل العقود إلكترونيًا.
- متابعة حالة العقد وقبوله من الموظف.
- توفير نموذج موحد لعقود العمل متوافق مع أنظمة الوزارة.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- الموقع: https://www.gosi.gov.sa
- الجهة المشرفة: المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- تسجيل الموظفين في نظام التأمينات بعد توثيق العقود.
- التأكد من إدراج بيانات العقد في نظام التأمينات.
- متابعة الالتزامات التأمينية المرتبطة بالعقد.
- منصة مدد (Mudad) – لإدارة الرواتب والعقود
-
- الموقع: https://mudad.com.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق العقود العمل وربطها بأنظمة الرواتب.
- ضمان الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS)
- تسهيل إدارة الرواتب وفق العقود الموثقة.
كيفية اختيار المنصة المناسبة لك لـ توثيق العقود العمل
- إذا كنت صاحب عمل في القطاع الخاص: استخدم بوابة قوى لتوثيق العقود رسميًا.
- إذا كنت بحاجة إلى التحقق من تسجيل العقد في التأمينات: استخدم منصة التأمينات الاجتماعية.
- إذا كنت ترغب في إدارة الرواتب والعقود مع الامتثال لنظام حماية الأجور: استخدم منصة مدد.
جميع هذه المنصات متاحة إلكترونيًا، مما يسهل عملية التوثيق ويقلل الحاجة إلى الإجراءات الورقية، مما يعزز الشفافية والالتزام بالأنظمة العمالية في السعودية.
ما هي المدة الزمنية لإتمام عملية التوثيق؟
المدة الزمنية لإتمام توثيق العقود العمل عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:
- توثيق العقود
- إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل.
- في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
- المراجعة اليدوية
- في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
- الإشعارات والتحديثات
- بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.
الأمور التي قد تؤثر على مدة مراجعة توثيق العقود العمل
- تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
- وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
- إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).
عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية توثيق العقود العمل بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.
هل يمكن تعديل العقد بعد توثيقه؟
نعم، يمكن التعديل بعد توثيق العقود العمل إلكترونيًا، ولكن ذلك يتم وفق شروط وضوابط محددة تضمن حقوق الطرفين، يتم تعديل العقد عبر بوابة قوى أو من خلال التأمينات الاجتماعية، ويجب أن يوافق عليه كل من صاحب العمل والموظف.
خطوات تعديل العقد عبر بوابة “قوى”
- تسجيل الدخول إلى بوابة قوى باستخدام حساب صاحب العمل.
- الدخول إلى خدمة “إدارة العقود” واختيار العقد المطلوب تعديله.
- إجراء التعديلات اللازمة (مثل تعديل الراتب، المسمى الوظيفي، عدد ساعات العمل، أو أي بند آخر).
- إرسال العقد المعدل إلى الموظف للموافقة عبر المنصة.
- قبول الموظف للتعديلات، وبعد الموافقة يصبح العقد الجديد ساري المفعول.
شروط تعديل العقد
- اتفاق الطرفين على التعديلات الجديدة.
- ألا تتعارض التعديلات مع أنظمة العمل في السعودية.
- التوثيق الإلكتروني للتعديلات لضمان سريانها رسميًا.
حالات لا يمكن تعديل العقد فيها
- إذا كان العقد محدد المدة وانتهت مدته قبل طلب التعديل.
- إذا رفض الموظف التعديلات الجديدة.
- إذا كانت التعديلات تخل بحقوق الموظف (مثل تخفيض الراتب دون مبرر قانوني).
أما في حال وجود نزاع حول التعديلات، يمكن اللجوء إلى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل الخلاف وفق الأنظمة المعمول بها.
كيف يمكن متابعة حالة طلب التوثيق؟
يمكن متابعة حالة طلب توثيق العقود العمل إلكترونيًا عبر بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، وذلك من خلال الخطوات التالية:
متابعة حالة التوثيق عبر بوابة قوى (Qiwa)
-
- رابط البوابة: https://www.qiwa.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف باستخدام بيانات النفاذ الوطني (أبشر).
- الانتقال إلى خدمة “إدارة العقود” من قائمة الخدمات.
- البحث عن العقد المطلوب ومعرفة حالته (قيد المراجعة – مقبول – مرفوض – بحاجة لتعديل).
- في حال الحاجة إلى تعديل أو إكمال بيانات، يمكن اتخاذ الإجراء المطلوب عبر نفس المنصة.
متابعة التوثيق عبر التأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف في منصة التأمينات الاجتماعية.
- الدخول إلى “توثيق العقود” والبحث عن العقد باستخدام رقم الهوية أو رقم الإقامة.
- مراجعة حالة العقد ومعرفة إذا كان موثقًا أم لا في التأمينات الاجتماعية.
حالات توثيق العقود العمل إلكترونيًا الممكنة
- تم التوثيق بنجاح: العقد ساري المفعول ومسجل رسميًا.
- قيد المراجعة: الطلب قيد التدقيق من قبل الجهات المختصة.
- مرفوض: العقد غير مقبول بسبب نقص البيانات أو عدم موافقة الموظف.
- بحاجة إلى تعديل: العقد يتطلب تصحيح بعض البنود قبل الموافقة النهائية.
في حال تأخر التوثيق، يمكن لصاحب العمل التواصل مع دعم بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، حيث ان الموظف يمكنه رفض العقد إذا لم يكن متوافقًا مع اتفاقه مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يجب إعادة إرساله بعد التعديل.
بهذه الطريقة، يمكن متابعة حالة توثيق العقود العمل إلكترونيًا بسهولة عبر المنصات الرسمية والتأكد من اكتمال الإجراءات وفق الأنظمة السعودية.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82