أصبح توثيق عقود العمل الكترونيا من المتطلبات الأساسية في المملكة العربية السعودية، حيث تسعى الحكومة إلى رقمنة الإجراءات القانونية لتسهيل عملية تسجيل العقود وضمان حقوق كل من أصحاب العمل والموظفين. يتيح التوثيق الإلكتروني إمكانية تسجيل عقود العمل بسرعة وأمان من خلال منصات حكومية معتمدة مثل التأمينات الاجتماعية ومنصة مدد، مما يعزز الشفافية في سوق العمل.
في هذا المقال، سنستعرض كيفية توثيق عقود العمل الكترونيا، وأهم الخدمات المتاحة عبر الإنترنت، بالإضافة إلى خطوات تسجيل العقود الرقمية، وكيفية استخدام نظام التوثيق الإلكتروني المعتمد في السعودية.
توثيق عقود العمل إلكترونيًا
توثيق عقود العمل الكترونيا هى عملية تسجيل عقد العمل بين الموظف وصاحب العمل عبر منصات رقمية معتمدة مثل التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد، مما يمنحه قوة قانونية ويضمن التزام الطرفين بالشروط المتفق عليها.
أهمية توثيق عقود العمل إلكترونيًا
- حفظ حقوق الموظفين وأصحاب العمل.
- الامتثال لأنظمة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- تسهيل حل النزاعات العمالية من خلال وجود عقد رسمي معتمد.
- القدرة على تتبع العقود وتحديثها بسهولة.
- إثبات العلاقة التعاقدية للاستفادة من التأمينات الاجتماعية والخدمات الحكومية.
الجهات التي توفر خدمة توثيق عقود العمل إلكترونيًا
- التأمينات الاجتماعية عبر https://www.gosi.gov.sa .
- منصة مدد عبر https://mudad.com.sa .
- منصة قوى لبعض أنواع العقود الخاصة بالموظفين.
خدمات العقود عبر الإنترنت
تقدم المملكة العربية السعودية مجموعة من المنصات الإلكترونية التي تقدم خدمات العقود عبر الإنترنت، مما يساهم في تقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية التقليدية.
التأمينات الاجتماعية
- مناسبة لـ: جميع الشركات والمنشآت المسجلة في التأمينات الاجتماعية.
- الخدمة: توثيق عقود العمل لكافة الموظفين في القطاع الخاص.
منصة مدد
- مناسبة لـ:المنشآت الصغيرة والمتوسطة.
- الخدمة: توثيق العقود، إدارة الرواتب، ونظام حماية الأجور.
منصة قوى
- مناسبة لـ: بعض العقود الخاصة مثل العقود المرنة والعمل الجزئي.
- الخدمة: تسجيل وتوثيق عقود العمل غير التقليدية.
تسجيل العقود الرقمية
يتم تسجيل العقود الرقمية وفق خطوات إلكترونية بسيطة عبر منصات الحكومة السعودية، حيث يتم إدخال بيانات العقد والموافقة عليه إلكترونيًا من قبل الموظف وصاحب العمل.
خطوات تسجيل العقود الرقمية عبر التأمينات الاجتماعية
- قم بتسجيل الدخول إلى موقع التأمينات الاجتماعية من خلال الرابط: https://www.gosi.gov.sa
- اختر خدمة توثيق العقود من القائمة الرئيسية.
- أدخل بيانات الموظف، مثل الاسم، رقم الهوية، المسمى الوظيفي، والراتب.
- قم برفع بيانات العقد، بما في ذلك مدة العقد ونوعه.
- أرسل العقد للموظف للموافقة عليه عبر منصة أبشر أو البريد الإلكتروني.
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد رسميًا في النظام.
خطوات تسجيل العقود الرقمية عبر منصة مدد
- قم بتسجيل الدخول إلى منصة مدد من خلال الرابط: https://mudad.com.sa
- انتقل إلى إدارة العقود وأضف بيانات الموظف.
- املأ تفاصيل العقد، مثل الراتب، مدة العقد، والبدلات.
- أرسل العقد إلى الموظف للموافقة عليه إلكترونيًا.
- بعد التوثيق، سيتم إصدار وثيقة إلكترونية معتمدة.
ماذا يحدث بعد تسجيل العقود الرقمية؟
- يصبح العقد ملزمًا قانونيًا ويمكن الرجوع إليه في حالة حدوث نزاعات عمالية.
- يتم تسجيل الموظف تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية.
- يمكن لصاحب العمل أو الموظف الوصول إلى العقد في أي وقت من خلال المنصة الإلكترونية.
نظام توثيق إلكتروني
نظام توثيق إلكتروني عبارة عن نظام حكومي يتيح توثيق عقود العمل الكترونيا عبر الإنترنت، مما يجعلها قانونية ومعترف بها دون الحاجة إلى الإجراءات الورقية التقليدية.
مزايا نظام توثيق إلكتروني
- سهولة الاستخدام: يمكن إتمام عملية التوثيق في دقائق معدودة عبر الإنترنت.
- أمان وحماية: تُسجل العقود في قواعد بيانات حكومية موثوقة.
- إثبات رسمي: العقود المسجلة إلكترونيًا معترف بها أمام المحاكم والجهات الحكومية.
- توفير الوقت والتكاليف: لا حاجة لزيارة الجهات الحكومية لإتمام عملية التوثيق.
الجهات التي تعتمد نظام توثيق إلكتروني
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية: من خلال منصات مدد وقوى.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية: عبر نظام توثيق العقود.
- وزارة العدل: من خلال منصة ناجز لتوثيق بعض العقود الأخرى.
خاتمة
يعد توثيق عقود العمل الكترونيا خطوة مهمة لضمان الحقوق القانونية للموظفين وأصحاب العمل في السعودية. بفضل الخدمات الإلكترونية المتطورة، أصبح من السهل تسجيل العقود الرقمية عبر منصات مثل التأمينات الاجتماعية ومنصة مدد، مما يجعل العملية أسرع وأكثر شفافية.
إذا كنت صاحب عمل، تأكد من توثيق عقود موظفيك فور تعيينهم لضمان الامتثال لأنظمة العمل.
وإذا كنت موظفًا، تحقق من أن عقدك موثق رسميًا للاستفادة من التأمينات الاجتماعية وحقوقك القانونية.
التحول الرقمي في توثيق العقود يسهل الإجراءات القانونية ويجعل سوق العمل أكثر تنظيمًا وشفافية.
أسئلة شائعة
كيف يتم توثيق عقود العمل إلكترونيًا؟
يمكن توثيق عقود العمل الكترونيا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات توثيق عقود العمل الكترونيا عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا توثيق عقود العمل الكترونيا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من خدمة توثيق عقود العمل الكترونيا بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
ما هي المنصات المتاحة لتوثيق عقود العمل؟
تتيح الحكومة السعودية عدة منصات لـ توثيق عقود العمل الكترونيا بهدف ضمان الامتثال للأنظمة وتعزيز الشفافية بين الموظفين وأصحاب العمل، تشمل هذه المنصات ما يلي:
- بوابة قوى (Qiwa)
-
- الموقع: https://www.qiwa.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل للموظفين في القطاع الخاص.
- تعديل العقود إلكترونيًا.
- متابعة حالة العقد وقبوله من الموظف.
- توفير نموذج موحد لعقود العمل متوافق مع أنظمة الوزارة.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- الموقع: https://www.gosi.gov.sa
- الجهة المشرفة: المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- تسجيل الموظفين في نظام التأمينات بعد توثيق العقود.
- التأكد من إدراج بيانات العقد في نظام التأمينات.
- متابعة الالتزامات التأمينية المرتبطة بالعقد.
- منصة مدد (Mudad) – لإدارة الرواتب والعقود
-
- الموقع: https://mudad.com.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل وربطها بأنظمة الرواتب.
- ضمان الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS)
- تسهيل إدارة الرواتب وفق العقود الموثقة.
كيفية اختيار المنصة المناسبة لك لـ توثيق عقود العمل الكترونيا
- إذا كنت صاحب عمل في القطاع الخاص: استخدم بوابة قوى لتوثيق العقود رسميًا.
- إذا كنت بحاجة إلى التحقق من تسجيل العقد في التأمينات: استخدم منصة التأمينات الاجتماعية.
- إذا كنت ترغب في إدارة الرواتب والعقود مع الامتثال لنظام حماية الأجور: استخدم منصة مدد.
جميع هذه المنصات متاحة إلكترونيًا، مما يسهل عملية التوثيق ويقلل الحاجة إلى الإجراءات الورقية، مما يعزز الشفافية والالتزام بالأنظمة العمالية في السعودية.
ما هي المدة الزمنية لإتمام عملية التوثيق؟
المدة الزمنية لإتمام توثيق عقود العمل الكترونيا عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:
- توثيق العقود
- إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل.
- في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
- المراجعة اليدوية
- في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
- الإشعارات والتحديثات
- بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.
الأمور التي قد تؤثر على مدة مراجعة توثيق عقود العمل الكترونيا
- تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
- وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
- إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).
عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية توثيق عقود العمل الكترونيا بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.
هل يمكن تعديل العقد بعد توثيقه؟
نعم، يمكن التعديل بعد توثيق عقود العمل الكترونيا، ولكن ذلك يتم وفق شروط وضوابط محددة تضمن حقوق الطرفين، يتم تعديل العقد عبر بوابة قوى أو من خلال التأمينات الاجتماعية، ويجب أن يوافق عليه كل من صاحب العمل والموظف.
خطوات تعديل العقد عبر بوابة “قوى”
- تسجيل الدخول إلى بوابة قوى باستخدام حساب صاحب العمل.
- الدخول إلى خدمة “إدارة العقود” واختيار العقد المطلوب تعديله.
- إجراء التعديلات اللازمة (مثل تعديل الراتب، المسمى الوظيفي، عدد ساعات العمل، أو أي بند آخر).
- إرسال العقد المعدل إلى الموظف للموافقة عبر المنصة.
- قبول الموظف للتعديلات، وبعد الموافقة يصبح العقد الجديد ساري المفعول.
شروط تعديل العقد
- اتفاق الطرفين على التعديلات الجديدة.
- ألا تتعارض التعديلات مع أنظمة العمل في السعودية.
- التوثيق الإلكتروني للتعديلات لضمان سريانها رسميًا.
حالات لا يمكن تعديل العقد فيها
- إذا كان العقد محدد المدة وانتهت مدته قبل طلب التعديل.
- إذا رفض الموظف التعديلات الجديدة.
- إذا كانت التعديلات تخل بحقوق الموظف (مثل تخفيض الراتب دون مبرر قانوني).
أما في حال وجود نزاع حول التعديلات، يمكن اللجوء إلى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل الخلاف وفق الأنظمة المعمول بها.
كيف يمكن متابعة حالة طلب التوثيق؟
يمكن متابعة حالة طلب توثيق عقود العمل الكترونيا عبر بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، وذلك من خلال الخطوات التالية:
متابعة حالة التوثيق عبر بوابة قوى (Qiwa)
-
- رابط البوابة: https://www.qiwa.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف باستخدام بيانات النفاذ الوطني (أبشر).
- الانتقال إلى خدمة “إدارة العقود” من قائمة الخدمات.
- البحث عن العقد المطلوب ومعرفة حالته (قيد المراجعة – مقبول – مرفوض – بحاجة لتعديل).
- في حال الحاجة إلى تعديل أو إكمال بيانات، يمكن اتخاذ الإجراء المطلوب عبر نفس المنصة.
متابعة التوثيق عبر التأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف في منصة التأمينات الاجتماعية.
- الدخول إلى “توثيق العقود” والبحث عن العقد باستخدام رقم الهوية أو رقم الإقامة.
- مراجعة حالة العقد ومعرفة إذا كان موثقًا أم لا في التأمينات الاجتماعية.
حالات توثيق عقود العمل الكترونيا الممكنة
- تم التوثيق بنجاح: العقد ساري المفعول ومسجل رسميًا.
- قيد المراجعة: الطلب قيد التدقيق من قبل الجهات المختصة.
- مرفوض: العقد غير مقبول بسبب نقص البيانات أو عدم موافقة الموظف.
- بحاجة إلى تعديل: العقد يتطلب تصحيح بعض البنود قبل الموافقة النهائية.
في حال تأخر التوثيق، يمكن لصاحب العمل التواصل مع دعم بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، حيث ان الموظف يمكنه رفض العقد إذا لم يكن متوافقًا مع اتفاقه مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يجب إعادة إرساله بعد التعديل.
بهذه الطريقة، يمكن متابعة حالة توثيق عقود العمل الكترونيا بسهولة عبر المنصات الرسمية والتأكد من اكتمال الإجراءات وفق الأنظمة السعودية.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82
