مع التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية، أصبحت طريقة توثيق العقود الكترونيا واحدة من أبرز الخدمات التي تسهم في تسهيل إتمام المعاملات للأفراد والشركات بسرعة ودقة، دون الحاجة إلى التوجه شخصيًا إلى مكاتب التوثيق. يوفر النظام الإلكتروني بيئة قانونية آمنة تضمن حقوق جميع الأطراف وتعزز من موثوقية المعاملات الرسمية.
في هذا المقال، سنقوم باستعراض طريقة توثيق العقود الكترونيا بالتفصيل، مع توضيح خطوات عملية التوثيق الإلكتروني، وكيفية الاستفادة من نظام تسجيل العقود عبر الإنترنت، بالإضافة إلى أبرز خدمات التوثيق عن بُعد المتاحة في المملكة.
طريقة توثيق العقود إلكترونيًا
التوثيق الإلكتروني للعقود هو عملية تسجيل وتصديق العقود عبر المنصات الرقمية المعتمدة، مما يمنحها حجية قانونية دون الحاجة إلى توثيق ورقي تقليدي. تهدف هذه الخدمة إلى تسهيل إجراءات العقود وجعلها أكثر أمانًا وشفافية.
مزايا استخدام طريقة توثيق العقود الكترونيا
- سهولة الإجراءات: يمكن إتمام التوثيق خلال دقائق عبر الإنترنت.
- حماية قانونية: العقود الموثقة إلكترونيًا معترف بها أمام المحاكم والجهات الرسمية.
- تقليل النزاعات: تضمن هذه الطريقة وضوح الشروط والالتزامات لكافة الأطراف.
- التكامل مع أنظمة أخرى: مثل نظام أبشر والتأمينات الاجتماعية، مما يسهل التعاملات الحكومية.
أهم الجهات التي توفر خدمة توثيق العقود إلكترونيًا في السعودية
- منصة ناجز التابعة لوزارة العدل .
- التأمينات الاجتماعية لتوثيق عقود العمل.
- منصة مدد لإدارة عقود العمل والرواتب.
- الغرف التجارية لتوثيق العقود التجارية والشراكات.
خطوات التوثيق الإلكتروني
تختلف خطوات التوثيق الإلكتروني بناءً على نوع العقد والجهة المسؤولة عن التوثيق، ولكن بشكل عام، تشمل طريقة توثيق العقود الكترونيا المراحل التالية:
تسجيل الدخول إلى المنصة المناسبة
يجب أولًا تحديد الجهة المختصة بتوثيق العقد، ثم الدخول إلى الموقع الإلكتروني المناسب، مثل ناجز، التأمينات الاجتماعية، أو مدد.
إدخال بيانات العقد
يتم إدخال جميع المعلومات المطلوبة، مثل:
- بيانات الأطراف (الأفراد أو الشركات).
- نوع العقد (بيع، عمل، شراكة، إيجار، إلخ).
- تفاصيل العقد، مثل التزامات كل طرف، المدة، والقيمة المالية إن وجدت.
توقيع العقد إلكترونيًا
يتم توقيع العقد إلكترونيًا عبر نظام التحقق مثل أبشر أو من خلال التوقيع الرقمي المعتمد.
مراجعة البيانات واعتماد التوثيق
يقوم النظام بمراجعة العقد تلقائيًا، وإذا كان كل شيء صحيحًا، يتم إصدار وثيقة توثيق إلكترونية قابلة للطباعة والاستخدام.
إرسال العقد إلى الأطراف الأخرى للموافقة
في بعض الحالات، يتم إرسال العقد إلى الأطراف الأخرى لمراجعته والموافقة عليه قبل توثيقه نهائيًا.
الحصول على نسخة إلكترونية موثقة
بعد الموافقة، يتم إصدار نسخة إلكترونية من العقد الموثق، ويمكن الوصول إليها في أي وقت عبر الحساب المسجل في المنصة.
نظام تسجيل العقود عبر الإنترنت
تعمل السعودية على تطوير نظام تسجيل العقود عبر الإنترنت ليصبح أكثر تكاملًا وأمانًا، حيث يمكن للمستخدمين تسجيل عقودهم بسهولة عبر المنصات الحكومية المختلفة.
مزايا نظام تسجيل العقود عبر الإنترنت
- متكامل مع أنظمة الحكومة الإلكترونية مثل أبشر والتأمينات الاجتماعية.
- يدعم التوقيع الرقمي والتوثيق الفوري دون الحاجة إلى طباعة العقود.
- إمكانية الاستعلام عن العقود المسجلة والرجوع إليها في أي وقت.
- يحد من التلاعب أو فقدان العقود الورقية، مما يوفر أمانًا أكبر للمعاملات.
أهم المنصات المستخدمة في نظام تسجيل العقود عبر الإنترنت
- منصة ناجز لتوثيق العقود المدنية والتجارية.
- منصة مدد لتسجيل عقود العمل وفق نظام التأمينات الاجتماعية.
- بوابة التأمينات الاجتماعية لتوثيق عقود الموظفين.
- الغرف التجارية الإلكترونية لتسجيل العقود بين الشركات.
خدمات التوثيق عن بُعد
تتيح وزارة العدل والجهات الحكومية الأخرى العديد من خدمات التوثيق عن بُعد، مما يسهل على الأفراد والشركات توثيق عقودهم دون الحاجة لزيارة الفروع الحكومية.
أهم خدمات التوثيق عن بُعد في السعودية
- طريقة توثيق العقود الكترونيا عبر ناجز دون الحاجة لحضور كاتب العدل.
- إصدار التوكيلات الإلكترونية من خلال ناجز.
- توثيق عقود العمل عبر التأمينات الاجتماعية دون الحاجة إلى الحضور الشخصي.
- إدارة العقود التجارية عن بُعد عبر الغرف التجارية.
كيفية الأستفادة من خدمات التوثيق عن بُعد
- الدخول إلى المنصة المختصة بالخدمة المطلوبة.
- تقديم طلب التوثيق ورفع المستندات اللازمة.
- الموافقة على العقد إلكترونيًا عبر التحقق الرقمي.
- استلام وثيقة التوثيق الإلكترونية المعتمدة.
خاتمة
أصبحت طريقة توثيق العقود الكترونيا في السعودية من الأدوات الحديثة التي تساهم في تسهيل ودقة المعاملات القانونية. بفضل المنصات الرقمية مثل ناجز، مدد، والتأمينات الاجتماعية، يمكن للأفراد والشركات توثيق عقودهم بسرعة وأمان دون الحاجة إلى التواجد الشخصي.
إذا كنت صاحب عمل، فإن توثيق عقود الموظفين إلكترونيًا يضمن لك الالتزام بأنظمة العمل. أما إذا كنت مستثمرًا، يمكنك توثيق العقود التجارية عبر الإنترنت لحماية حقوقك القانونية. وإذا كنت فردًا، فإن خدمات التوثيق عن بُعد توفر عليك الوقت والجهد في تسجيل العقود المختلفة.
بفضل التكنولوجيا، أصبحت العقود القانونية في السعودية أكثر شفافية وسهولة، مما يعزز الثقة في بيئة الأعمال والمعاملات الرسمية.
أسئلة شائعة
ما هي طريقة توثيق عقود العمل إلكترونيًا؟
يمكن إجراء طريقة توثيق العقود الكترونيا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات طريقة توثيق العقود الكترونيا عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا طريقة توثيق العقود الكترونيا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من طريقة توثيق العقود الكترونيا بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
هل تتطلب العملية زيارة شخصية أم يمكن إنجازها بالكامل عبر الإنترنت؟
لا تتطلب عملية توثيق عقود العمل في السعودية زيارة شخصية، حيث يمكن إتمامها بالكامل عبر الإنترنت من خلال المنصات الرقمية المعتمدة مثل التأمينات الاجتماعية ومنصة مدد. يمكن للموظف أيضًا رفض العقد إذا كانت المعلومات غير صحيحة أو لا تتماشى مع الاتفاق المبرم مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يمكن تعديل العقد وإعادة إرساله للموافقة. تتيح طريقة توثيق العقود الكترونيا السهولة والسرعة لأصحاب العمل والموظفين، حيث يمكن إتمام العملية في دقائق مع ضمان الامتثال الكامل لأنظمة العمل في السعودية.
هل هناك رسوم إضافية لتوثيق العقود إلكترونيًا؟
لا، طريقة توثيق العقود الكترونيا في السعودية تتم بشكل مجاني، حيث لا تفرض وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية أو التأمينات الاجتماعية أي رسوم إضافية على هذه العملية. ومع ذلك، قد توجد تكاليف إدارية غير مباشرة، مثل: رسوم اشتراك المنشآت في منصة مدد، والتي تتعلق بإدارة الرواتب وليس فقط بتوثيق العقود. كما قد تترتب تكاليف على استخدام التوقيع الإلكتروني إذا تم الاعتماد على جهات خارجية معتمدة.
ما هي الخطوات التي يجب اتباعها في حال رفض الموظف العقد؟
إذا قام الموظف برفض توثيق العقد الإلكتروني في التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد، يجب على صاحب العمل اتخاذ الخطوات التالية لضمان حل المشكلة وتجنب أي مخالفة قانونية.
- معرفة سبب الرفض
- أول خطوة هي التواصل مع الموظف لفهم السبب، فقد يكون الرفض بسبب:
- وجود خطأ في بيانات العقد (مثل الراتب، المسمى الوظيفي، أو مدة العقد).
- عدم اتفاق الموظف مع شروط العقد.
- عدم وضوح بعض البنود بالنسبة للموظف.
- الحل: مراجعة العقد مع الموظف وتوضيح جميع التفاصيل.
- تعديل العقد وإعادة إرساله
- إذا كان السبب خطأ في البيانات، يمكن لصاحب العمل تعديل العقد عبر المنصة الإلكترونية وإعادة إرساله للموظف للموافقة عليه.
- خطوات التعديل عبر التأمينات الاجتماعية:
- تسجيل الدخول إلى بوابة التأمينات الاجتماعية: https://www.gosi.gov.sa
- الدخول إلى إدارة العقود.
- اختيار العقد المرفوض وإجراء التعديلات اللازمة.
- إعادة إرسال العقد إلى الموظف للموافقة عليه إلكترونيًا.
- خطوات التعديل عبر منصة مدد:
- تسجيل الدخول إلى منصة مدد: https://mudad.com.sa
- الدخول إلى إدارة العقود وتحديد العقد المرفوض.
- تعديل البيانات المطلوبة.
- إرسال العقد مرة أخرى للموظف للموافقة عليه.
- تقديم إثبات التعاقد في حال استمرار الرفض
- إذا رفض الموظف العقد بدون سبب وجيه، يمكن لصاحب العمل اتخاذ الخطوات التالية:
- الاحتفاظ بجميع الأدلة التي تثبت العلاقة التعاقدية (مثل كشف الرواتب، سجلات الحضور، أو المراسلات).
- التقدم بشكوى رسمية عبر وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل النزاع.
- في الحالات القصوى، يمكن اللجوء إلى المحكمة العمالية لإثبات التعاقد.
- التأكد من الامتثال لنظام العمل
- يجب أن يكون العقد متوافقًا مع نظام العمل السعودي، حيث أن رفض الموظف للعقد قد يكون بسبب مخالفات قانونية مثل:
- عدم تسجيل جميع المزايا والحقوق مثل التأمين الصحي أو الإجازات.
- إدراج شروط غير نظامية مثل خصومات غير مبررة أو ساعات عمل مخالفة للنظام.
- الحل: مراجعة نظام العمل السعودي والتأكد من أن العقد يتوافق مع القوانين.
كيف يتم إنهاء عقود العمل الموثقة؟
يتم إنهاء عقود العمل الموثقة في السعودية وفقًا لنظام العمل السعودي، وذلك من خلال الإجراءات القانونية المعتمدة عبر التأمينات الاجتماعية أو منصة مدد، وكما تختلف طريقة توثيق العقود الكترونيا تختلف ايضا طريقة إنهاء العقد بناءً على نوعه (محدد المدة أو غير محدد المدة) وسبب الإنهاء (استقالة، فصل، انتهاء مدة العقد، ظروف قهرية).
إنهاء عقود العمل عبر التأمينات الاجتماعية
-
- المناسبة لـ: جميع المنشآت المسجلة في التأمينات الاجتماعية.
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- خطوات إنهاء عقد العمل الموثق عبر التأمينات الاجتماعية:
- تسجيل الدخول إلى التأمينات الاجتماعية بحساب صاحب العمل.
- الدخول إلى إدارة المشتركين واختيار الموظف المراد إنهاء عقده.
- تحديد سبب إنهاء العقد (استقالة، انتهاء مدة العقد، فصل، إلخ).
- رفع أي مستندات داعمة (إن وجدت) مثل خطاب الاستقالة أو قرار الفصل.
- تأكيد الطلب، ليتم إنهاء العقد رسميًا في النظام.
إنهاء عقود العمل عبر منصة مدد
-
- المناسبة لـ: المنشآت التي تستخدم منصة مدد لإدارة الرواتب والعقود.
- رابط المنصة: https://mudad.com.sa
- خطوات إنهاء عقد العمل الموثق عبر منصة مدد:
- تسجيل الدخول إلى منصة مدد بحساب المنشأة.
- الدخول إلى إدارة العقود وتحديد الموظف.
- اختيار سبب الإنهاء وإدخال التفاصيل المطلوبة.
- إرسال طلب الإنهاء، ليتم توثيقه في النظام.
- إشعار الموظف عبر النظام بإنهاء العقد رسميًا.
شروط إنهاء عقود العمل وفقًا لنظام العمل السعودي
- إنهاء عقد العمل محدد المدة
- ينتهي العقد تلقائيًا بانتهاء مدته، ولا يتطلب إشعارًا مسبقًا.
- يمكن تجديد العقد باتفاق الطرفين قبل انتهائه.
- إذا تم إنهاء العقد قبل مدته، يحق للطرف المتضرر تعويض مالي وفق العقد.
- إنهاء عقد العمل غير محدد المدة
- يجب تقديم إشعار خطي قبل الإنهاء بـ30 يومًا (إذا كان الراتب شهريًا) أو 15 يومًا (إذا كان غير شهري).
- إذا أنهى صاحب العمل العقد بدون سبب مشروع، يلتزم بدفع تعويض مالي للموظف.
حالات إنهاء عقد العمل قانونيًا
- الحالات التي يحق فيها للموظف إنهاء العقد بدون تعويض:
- عدم التزام صاحب العمل بدفع الراتب لأكثر من 3 أشهر.
- إجبار الموظف على مهام غير متفق عليها أو بيئة عمل غير آمنة.
- تعرض الموظف للإساءة أو التحرش في العمل.
- الحالات التي يحق فيها لصاحب العمل إنهاء العقد بدون تعويض:
- إذا ارتكب الموظف مخالفة جسيمة مثل التزوير أو التسريب المعلوماتي.
- غياب الموظف 15 يومًا متصلة أو 30 يومًا متفرقة دون عذر.
- ثبوت سوء السلوك المهني أو الإخلال بالواجبات الوظيفية.
تعويضات نهاية الخدمة بعد إنهاء العقد
- إذا خدم الموظف أقل من سنتين: لا يستحق مكافأة نهاية الخدمة.
- إذا خدم الموظف من 2 إلى 5 سنوات: يحصل على ثلث المكافأة.
- إذا خدم الموظف من 5 إلى 10 سنوات: يحصل على ثلثي المكافأة.
- إذا خدم الموظف أكثر من 10 سنوات: يحصل على مكافأة كاملة.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82
