يعتبر توثيق عقود الشركات في السعودية خطوة أساسية لضمان حماية الحقوق القانونية للشركاء والمستثمرين، وتعزيز الشفافية في العمليات التجارية. يساهم التوثيق في منح العقود صفة رسمية، مما يضمن الالتزام بالأنظمة القانونية المعمول بها في المملكة.
مع التقدم في التحول الرقمي، أصبح من الممكن توثيق عقود الشركات إلكترونيًا من خلال منصة ناجز التابعة لوزارة العدل، بالإضافة إلى الجهات المختصة مثل الغرف التجارية وكتابات العدل. في هذا المقال، سنستعرض مفهوم توثيق عقود الشركات إلكترونيًا، وخدمات توثيق عقود الشركات والوكالات التجارية، فضلاً عن شروط وإجراءات تسجيل عقود الشركات، وأهم الجهات المعتمدة للتوثيق الإلكتروني في السعودية.
ما المقصود بـ توثيق عقود الشركات الكترونيًا؟
توثيق عقود الشركات إلكترونيًا هو عملية تسجيل وتصديق العقود عبر المنصات الرقمية الحكومية، مما يمنحها صفة قانونية معترف بها دون الحاجة إلى المعاملات الورقية التقليدية.
أهمية توثيق عقود الشركات إلكترونيًا
- حماية حقوق الشركاء والمساهمين في الشركات التجارية.
- إضفاء الشرعية القانونية على العقود لمنع أي طعون مستقبلية.
- تقليل النزاعات القانونية بين الشركاء بفضل تسجيل جميع البنود رسميًا.
- سهولة إثبات العقود أمام المحاكم والجهات الحكومية عند الحاجة.
أنواع العقود التي يمكن توثيقها إلكترونيًا
- عقود تأسيس الشركات بكافة أنواعها (محدودة المسؤولية، المساهمة، التضامن، إلخ).
- عقود الشراكة بين المستثمرين.
- عقود التعديل والإضافة على اتفاقيات سابقة.
- عقود الامتياز التجاري والوكالات التجارية.
- عقود بيع وشراء الحصص في الشركات.
خدمات توثيق عقود الشركات والوكالات التجارية
تقدم الحكومة السعودية خدمات متعددة لـ توثيق عقود الشركات، من خلال الجهات المختصة التي تضمن مطابقة العقود للأنظمة القانونية ، فيما يلي ابرز خدمات توثيق عقود الشركات والوكالات التجارية.
توثيق عقود تأسيس الشركات
يتم توثيق عقد تأسيس الشركة عبر وزارة التجارة السعودية، ويتم تسجيله في الغرفة التجارية وكتابة العدل لضمان اعترافه رسميًا.
توثيق عقود الوكالات التجارية
تشرف وزارة التجارة والاستثمار على تسجيل الوكالات التجارية من خلال منصتها الإلكترونية.
يتم التصديق على العقود عبر الغرف التجارية لضمان اعتمادها رسميًا.
التوثيق عبر منصة ناجز
منصة ناجز https://najiz.moj.gov.sa توفر خدمة التوثيق الإلكتروني للعقود التجارية دون الحاجة للذهاب إلى كاتب العدل.
التصديق عبر الغرف التجارية
يتم توثيق العقود التجارية للشراكات والتوكيلات من خلال الغرف التجارية، مما يسهل تسجيل الشركات رسميًا.
شروط توثيق عقود الشركات
إليك شروط توثيق عقود الشركات فيما يلي:
استيفاء المعلومات الأساسية للعقد
- تحديد أسماء الشركاء أو الأطراف المتعاقدة.
- تحديد نوع الشركة (ذات مسؤولية محدودة، مساهمة، تضامن، إلخ).
- تحديد نسبة حصص الشركاء في رأس المال.
- وضع بنود توضح آلية توزيع الأرباح والخسائر.
التوافق مع نظام الشركات السعودي
يجب أن يكون العقد متوافقًا مع نظام الشركات السعودي الصادر عن وزارة التجارة.
التوقيع الإلكتروني من جميع الأطراف
يجب أن يوقع جميع الشركاء أو ممثليهم إلكترونيًا عبر منصة أبشر لضمان صحة التعاقد.
اعتماد العقد من الجهات المختصة
بعد التوقيع الإلكتروني، يتم رفع العقد إلى الغرفة التجارية أو منصة ناجز لاعتماده رسميًا.
إجراءات تسجيل عقود الشركات التوثيق القانوني
إجراءات تسجيل عقود الشركات يمر بعدة مرال، وهى كالتالي:
- إعداد العقد ومراجعته: يتم إعداد عقد تأسيس الشركة من قبل محامٍ أو مستشار قانوني لضمان توافقه مع القوانين السعودية.
- تقديم طلب تسجيل العقد إلكترونيًا: يتم رفع العقد عبر منصة ناجز أو وزارة التجارة حسب نوع الشركة.
- توقيع العقد إلكترونيًا عبر أبشر: يوقع جميع الأطراف العقد رقميًا لضمان المصادقة عليه قانونيًا.
- دفع رسوم التوثيق: تختلف رسوم توثيق عقود الشركات حسب نوع العقد والشركة، ويتم دفعها عبر نظام سداد الإلكتروني.
- إصدار العقد الموثق: بعد استكمال الإجراءات، يتم إصدار نسخة إلكترونية موثقة للعقد يمكن استخدامها رسميًا في جميع الجهات الحكومية.
جهات التوثيق الالكتروني
تعتمد السعودية على عدة جهات رسمية لتوثيق العقود التجارية، سواء عبر الإنترنت أو من خلال الحضور الشخصي، فيما يلي جهات التوثيق الإلكتروني في السعودية
منصة ناجز (وزارة العدل)
المناسبة لـ: توثيق عقود تأسيس الشركات والعقود التجارية.
الخدمات المتاحة: التوثيق الإلكتروني، توقيع العقود، إصدار نسخ معتمدة.
رابط الخدمة : https://najiz.moj.gov.sa
وزارة التجارة والاستثمار
المناسبة لـ: تسجيل الشركات الجديدة وتوثيق الوكالات التجارية.
الخدمات المتاحة: تسجيل العلامات التجارية، اعتماد عقود الشراكة.
رابط الخدمة: https://mc.gov.sa
الغرف التجارية السعودية
المناسبة لـ: تصديق العقود التجارية والمستندات الخاصة بالشركات.
الخدمات المتاحة: تصديق عقود الامتياز التجاري والتوكيلات التجارية.
رابط الخدمة: https://csc.org.sa
كُتّاب العدل المعتمدون
المناسبة لـ: توثيق العقود الورقية بشكل قانوني للمؤسسات والشركات.
الخدمات المتاحة: توقيع العقود وتصديقها بحضور الأطراف.
خاتمة
يعتبر توثيق عقود الشركات في السعودية خطوة حيوية لحماية الأطراف المتعاقدة وضمان الالتزام بالأنظمة القانونية. بفضل الخدمات الرقمية الحديثة، أصبح من الممكن توثيق العقود إلكترونيًا بسهولة عبر منصات مثل ناجز ووزارة التجارة والغرف التجارية، مما يوفر الوقت والجهد.
إذا كنت مستثمرًا أو شريكًا، تأكد من توثيق عقودك رسميًا لحماية حقوقك القانونية. كما أن التسجيل الرسمي يحمي علامتك التجارية من أي نزاعات مستقبلية إذا كنت صاحب وكالة تجارية.
يساهم الاعتماد على التوثيق الإلكتروني في تسريع الإجراءات وحماية العقود من التلاعب أو الفقدان. ومع التحول الرقمي، أصبح توثيق عقود الشركات في السعودية أكثر سهولة وأمانًا، مما يعزز بيئة الأعمال ويدعم الاستثمارات في المملكة.
أسئلة شائعة
كيف يتم توثيق عقود الشركات إلكترونيًا؟
يمكن توثيق عقود الشركات إلكترونيًا في المملكة العربية السعودية من خلال بوابة “قوى” التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي تتيح لأصحاب العمل توثيق العقود بسهولة لضمان الامتثال للأنظمة المعمول بها.
إليك خطوات توثيق عقود الشركات عبر بوابة قوى فيما يلي:
- الدخول إلى بوابة “قوى”
- زيارة الموقع الرسمي لبوابة قوى: https://www.qiwa.sa
- تسجيل الدخول عبر “النفاذ الوطني” باستخدام بيانات منصة أبشر.
- إضافة عقد العمل
- اختيار خدمة “توثيق العقود” من قائمة الخدمات.
- إدخال بيانات الموظف: (رقم الهوية أو رقم الإقامة).
- تعبئة بيانات العقد مثل: الراتب، عدد ساعات العمل، المسمى الوظيفي، مدة العقد، الإجازات، التأمينات الاجتماعية، وغيرها.
- مراجعة العقد وإرساله للموظف
- بعد إدخال جميع التفاصيل، يقوم النظام بإرسال العقد إلى الموظف لمراجعته والموافقة عليه إلكترونيًا.
- قبول العقد من قبل الموظف
- يتلقى الموظف إشعارًا عبر بوابة “قوى” أو رسالة نصية.
- يقوم بالدخول إلى حسابه والموافقة على العقد إلكترونيًا.
- توثيق العقد رسميًا
- بعد قبول الموظف، يتم توثيق العقد تلقائيًا في التأمينات الاجتماعية، ويصبح ساري المفعول وفقًا للأنظمة السعودية.
مزايا توثيق توثيق عقود الشركات إلكترونيًا
- ضمان الحقوق القانونية للطرفين.
- سرعة الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية.
- الامتثال لأنظمة العمل والتأمينات الاجتماعية.
- تسهيل إدارة العقود والمراجعة المستقبلية.
يمكن لصاحب العمل تعديل العقد أو إنهاؤه وفقًا للضوابط المعتمدة عبر نفس المنصة، وفي حال وجود مشاكل في التوثيق، يمكن التواصل مع دعم “قوى” أو التأمينات الاجتماعية.
بهذه الخطوات، يمكن لأصحاب العمل والموظفين الاستفادة من خدمة توثيق عقود الشركات الإلكترونية بسهولة وكفاءة، مما يعزز الشفافية والتنظيم في بيئة العمل السعودية.
ما هي المنصات المتاحة لتوثيق عقود العمل؟
تتيح الحكومة السعودية عدة منصات إلكترونية لـ توثيق عقود الشركات بهدف ضمان الامتثال للأنظمة وتعزيز الشفافية بين الموظفين وأصحاب العمل، تشمل هذه المنصات ما يلي:
- بوابة قوى (Qiwa)
-
- الموقع: https://www.qiwa.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل للموظفين في القطاع الخاص.
- تعديل العقود إلكترونيًا.
- متابعة حالة العقد وقبوله من الموظف.
- توفير نموذج موحد لعقود العمل متوافق مع أنظمة الوزارة.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- الموقع: https://www.gosi.gov.sa
- الجهة المشرفة: المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- تسجيل الموظفين في نظام التأمينات بعد توثيق العقود.
- التأكد من إدراج بيانات العقد في نظام التأمينات.
- متابعة الالتزامات التأمينية المرتبطة بالعقد.
- منصة مدد (Mudad) – لإدارة الرواتب والعقود
-
- الموقع: https://mudad.com.sa
- الجهة المشرفة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- الخدمات المقدمة:
- توثيق عقود العمل وربطها بأنظمة الرواتب.
- ضمان الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS)
- تسهيل إدارة الرواتب وفق العقود الموثقة.
كيفية اختيار المنصة المناسبة لك لـ توثيق عقود الشركات
- إذا كنت صاحب عمل في القطاع الخاص: استخدم بوابة قوى لتوثيق العقود رسميًا.
- إذا كنت بحاجة إلى التحقق من تسجيل العقد في التأمينات: استخدم منصة التأمينات الاجتماعية.
- إذا كنت ترغب في إدارة الرواتب والعقود مع الامتثال لنظام حماية الأجور: استخدم منصة مدد.
جميع هذه المنصات متاحة إلكترونيًا، مما يسهل عملية التوثيق ويقلل الحاجة إلى الإجراءات الورقية، مما يعزز الشفافية والالتزام بالأنظمة العمالية في السعودية.
ما هي المدة الزمنية لإتمام عملية التوثيق؟
المدة الزمنية لإتمام توثيق عقود العمل عبر بوابة قوى عادة ما تكون قصيرة، لكن يمكن أن تختلف قليلاً حسب نوع الطلب والظروف المعينة. بشكل عام:
- توثيق العقود
- إذا كانت جميع المعلومات والمستندات مكتملة وصحيحة، تتم مراجعة طلب التوثيق بشكل فوري أو في غضون 1-2 يوم عمل.
- في حال عدم وجود مشاكل في البيانات المدخلة، يتم توثيق العقد بشكل إلكتروني.
- المراجعة اليدوية
- في بعض الحالات التي تتطلب تدقيقًا إضافيًا، مثل العقود المعقدة أو التي تتضمن تفاصيل خاصة، قد يستغرق الأمر من 3 إلى 5 أيام عمل.
- الإشعارات والتحديثات
- بعد المراجعة، سيتم إرسال إشعار إلكتروني عبر بوابة قوى إلى صاحب العمل أو العامل (حسب الحالة) يفيد بما إذا كان تم قبول التوثيق أو إذا كان هناك حاجة لتعديل البيانات أو إضافة مستندات إضافية.
الأمور التي قد تؤثر على مدة مراجعة توثيق عقود الشركات
- تأخر في تقديم المستندات المطلوبة.
- وجود أخطاء في البيانات المدخلة.
- إذا كان هناك طلبات متعلقة بشروط خاصة (مثل عقود العمل لعمالة وافدة أو عقود تتطلب موافقة خاصة).
عادةً، إذا كانت جميع الأمور مرتبة ومكتملة، يجب أن تتم عملية توثيق عقود الشركات بسلاسة ودون تأخير كبير، في حال كانت هناك أي مشكلة أو تأخير في التوثيق، يمكنك التواصل مع الدعم الفني لبوابة قوى للاستفسار عن حالة طلبك.
هل يمكن تعديل العقد بعد توثيقه؟
نعم، يمكن التعديل بعد توثيق عقود العمل إلكترونيًا، ولكن ذلك يتم وفق شروط وضوابط محددة تضمن حقوق الطرفين، يتم تعديل العقد عبر بوابة قوى أو من خلال التأمينات الاجتماعية، ويجب أن يوافق عليه كل من صاحب العمل والموظف.
خطوات تعديل العقد عبر بوابة “قوى”
- تسجيل الدخول إلى بوابة قوى باستخدام حساب صاحب العمل.
- الدخول إلى خدمة “إدارة العقود” واختيار العقد المطلوب تعديله.
- إجراء التعديلات اللازمة (مثل تعديل الراتب، المسمى الوظيفي، عدد ساعات العمل، أو أي بند آخر).
- إرسال العقد المعدل إلى الموظف للموافقة عبر المنصة.
- قبول الموظف للتعديلات، وبعد الموافقة يصبح العقد الجديد ساري المفعول.
شروط تعديل العقد
- اتفاق الطرفين على التعديلات الجديدة.
- ألا تتعارض التعديلات مع أنظمة العمل في السعودية.
- التوثيق الإلكتروني للتعديلات لضمان سريانها رسميًا.
حالات لا يمكن تعديل العقد فيها
- إذا كان العقد محدد المدة وانتهت مدته قبل طلب التعديل.
- إذا رفض الموظف التعديلات الجديدة.
- إذا كانت التعديلات تخل بحقوق الموظف (مثل تخفيض الراتب دون مبرر قانوني).
أما في حال وجود نزاع حول التعديلات، يمكن اللجوء إلى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لحل الخلاف وفق الأنظمة المعمول بها.
كيف يمكن متابعة حالة طلب التوثيق؟
يمكن متابعة حالة طلب توثيق عقود الشركات إلكترونيًا عبر بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، وذلك من خلال الخطوات التالية:
متابعة حالة التوثيق عبر بوابة قوى (Qiwa)
-
- رابط البوابة: https://www.qiwa.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف باستخدام بيانات النفاذ الوطني (أبشر).
- الانتقال إلى خدمة “إدارة العقود” من قائمة الخدمات.
- البحث عن العقد المطلوب ومعرفة حالته (قيد المراجعة – مقبول – مرفوض – بحاجة لتعديل).
- في حال الحاجة إلى تعديل أو إكمال بيانات، يمكن اتخاذ الإجراء المطلوب عبر نفس المنصة.
متابعة التوثيق عبر التأمينات الاجتماعية (GOSI)
-
- رابط المنصة: https://www.gosi.gov.sa
- الخطوات:
- تسجيل الدخول إلى حساب صاحب العمل أو الموظف في منصة التأمينات الاجتماعية.
- الدخول إلى “توثيق العقود” والبحث عن العقد باستخدام رقم الهوية أو رقم الإقامة.
- مراجعة حالة العقد ومعرفة إذا كان موثقًا أم لا في التأمينات الاجتماعية.
حالات توثيق عقود الشركات إلكترونيًا الممكنة
- تم التوثيق بنجاح: العقد ساري المفعول ومسجل رسميًا.
- قيد المراجعة: الطلب قيد التدقيق من قبل الجهات المختصة.
- مرفوض: العقد غير مقبول بسبب نقص البيانات أو عدم موافقة الموظف.
- بحاجة إلى تعديل: العقد يتطلب تصحيح بعض البنود قبل الموافقة النهائية.
في حال تأخر التوثيق، يمكن لصاحب العمل التواصل مع دعم بوابة قوى أو التأمينات الاجتماعية، حيث ان الموظف يمكنه رفض العقد إذا لم يكن متوافقًا مع اتفاقه مع صاحب العمل، وفي هذه الحالة يجب إعادة إرساله بعد التعديل.
بهذه الطريقة، يمكن متابعة حالة توثيق عقود الشركات إلكترونيًا بسهولة عبر المنصات الرسمية والتأكد من اكتمال الإجراءات وفق الأنظمة السعودية.
المراجع
https://ar.wikipedia.org/wiki/%D8%B9%D9%82%D8%AF_%D9%85%D9%88%D8%AB%D9%82
